Qu’est-ce que la dématérialisation (au juste) ? Quels en sont les enjeux ?
concepts de base et objectifs
La dématérialisation vise à simplifier les processus, à améliorer l'efficacité des activités d'une organisation.
La dématérialisation est le processus de conversion de documents et de processus physiques en formats numériques.
Dématérialisation native et duplicative
On distingue :
la "dématérialisation native" qui consiste à produire des documents électroniques à partir de logiciels adaptés et à les utiliser tels quels (la conversion physique/numérique est vue ici comme historique entre des typologies de document qui étaient nativement papier et qui deviennent nativement numériques)
la "dématérialisation duplicative", qui consiste à copier en format numérique les documents reçus initialement en format papier. En clair, il s’agit de documents papiers scannés (ou photographiés pour des notes de frais par exemple)
concepts clés
La dématérialisation repose et va de paire avec plusieurs concepts clés :
Numérisation (Dématérialisation documentaire ou scannérisation) : Conversion des documents physiques en fichiers numériques.
Dématérialisation native : qui fait référence aux documents nativement électroniques et qui n’ont pas été matérialisé avant d’être à nouveau scannés.
Automatisation des processus : La dématérialisation vise à automatiser les tâches administratives et à fluidifier les flux de travail.
Gestion électronique des documents (GED) : Utilisation de logiciels pour organiser, classer efficacement les documents numériques, mais aussi _ et surtout_ pour digitaliser et automatiser les process documentaires et faciliter la recherche d’informations transverses.
Signature électronique : Authentification des documents numériques à l'aide de techniques de cryptographie pour garantir leur intégrité et leur validité juridique.
Coffre-fort numérique : la dématérialisation peut permettre de renforcer la conservation long terme de certains documents
Accès à l'information : en permettant un accès rapide et sécurisé aux documents numériques depuis n'importe où et à tout moment.
En intégrant ces principes fondamentaux dans notre approche d'optimisation et de transformation des activités de bureau, nous veillons à proposer des solutions numériques et digitales efficaces tout en respectant pleinement les individus et l'environnement de manière optimale.
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation permet une digitalisation complète du traitement des informations. Pour un peu que celle-ci soit bien pensée, elle génère d'importants gains de productivité, d’efficacité opérationnelle, et simplifie les processus de travail.
En effet, l’édition papier, sa manipulation, son envoi ou son simple déplacement dans les services sont des processus directement coûteux et surtout chronophages.
Diminution de la matérialisation : ça pourrait être une porte ouverte, mais finalement on en parle peu, la dématérialisation c’est déjà grandement limiter l’impression des documents nativement numériques (la plupart de nos jours)
Gains de temps : les automatisations possibles grâce aux technologies embarquées permettent d’automatiser des processus généralistes (dématérialisation de factures fournisseurs, de factures clients, du courrier, de la RH etc.) et propres à vos métiers grâce aux workflows et intégration avec des outils tiers.
Limitation des erreurs de saisie : limitées grâce aux intégrations évitant les saisies multiples et aux technologies évitant même la saisie tout court des informations déjà présentes dans les documents (OCRisation (reconnaissance des caractères) + Lecture Automatique de Documents (LAD) + Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) )
Limitation des doublons : les solutions de GED embarquent généralement une détection de doublons sur base de la “signature” informatique du documents ou de propriétés de classement commune (numéro de facture identique par exemple pour un document de type factures)
Exécution simplifiée et guidée des process : la solution vous guide pas à pas pour exécuter vos process de validation, de comparaison de commandes/factures, vous alerte au bon moment, signer ou faire signer les contrats, relancer etc. pour une exécution sans faille, fluide en temps et en heure.
Sécurité centralisée : la dématérialisation permet de regrouper l’ensemble des documents structurés en une seule base, qu’il est ainsi plus facile d’intégrer dans un Plan de Sauvegarde (et un Plan de Continuité d’Activité (PCA) et Plan de Reprise d’Activité (PRA)). Toutefois, il convient de prendre des mesures spécifiques et de ne pas simplement se laisser bercer d’illusion par des prestataires promettant une sécurité 100% de leur solution.
Accès personnalisés : une solution de gestion des documents numériques (gestion documentaires) peut permettre de gérer facilement, ou automatiquement fonction de certains paramètres l’accès à certains types de données. Ces paramètres peuvent aller de la catégorie de données (par ex “RH”) à des compléments d’information dynamiques (le chargé du projet auquel se réfère ce document y a automatiquement accès en modification et son équipe en lecture par ex.)
Faciliter l'accès à l'information : la centralisation et la sécurité des accès permettent de mettre en place des accès distants, rapides et sécurisés aux documents numériques depuis n'importe où et à tout moment. Ces accès distant concernant évidemment les collaborateurs, mais potentiellement des clients ou des partenaires en leur offrant des accès restreints et automatiques à certaines catégories de documents.
Réduire l’impact environnemental : en diminuant la consommation de papier (lire notre article sur “La dématérialisation est-elle vraiement écologique?”), en limitant les déplacements liés aux échanges de documents (travail en mobilité facilité)
Challenges et risques associés à la dématérialisation
Sécurité des Données
Comme toute solution centralisée, chacune à son échelle, la dématérialisation des activités de bureau soulève des défis à ne pas négliger en matière de sécurité des données. Les risques liés à la perte, au vol ou à la compromission des informations sensibles augmentent avec la numérisation des processus et leur concentration.
Evidemment, les cyberattaques, les fuites de données et les incidents de sécurité peuvent avoir des conséquences néfastes sur la réputation et la pérennité d'une organisation.
Aussi, il est primordial de faire pencher le curseur de la cybersécurité d’un projet de dématérialisation du côté des bénéfices et donc de mener une véritable réflexion en la matière au delà d’un service cloud qui n’est pas une sécurité en soit.
Conformité Légale et Normative
La dématérialisation des activités soulève des enjeux de conformité légale et normative. Les organisations doivent s'assurer que les processus numériques respectent les réglementations en vigueur concernant la protection des données (RGPD), la conservation des documents (durées de conservation), l’accessibilité à long terme de certains documents et les niveaux de sécurité des éléments d’autentification, de traçabilité, d’intégrité des documents et processus par exemple pour les signatures numériques (internes) ou électroniques (externes), les coffre-forts numériques, les process qualité, etc.
Le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions financières et des litiges juridiques pour l'entreprise.
Gestion du Changement
La transition vers des processus dématérialisés implique des changements d’habitudes de travail qu’il ne faut ni craindre a priori, ni minimiser. Tant les habitudes de travail que certains modes de fonctionnement des collaborateurs seront nécessairement affectés par la digitalisation des activités; toutefois, il convient de ne pas perdre de vue les immenses avantages de la démarche pour l’entreprise et les collaborateurs.
Plusieurs points nous apparaissent cruciaux dans cette dynamique :
impliquer le plus tôt possible les collaborateurs notamment les premiers concernés : les futurs utilisateurs. Cela signifie qu’ils doivent être partie prenante de la décision et pas uniquement des “key users”, plus à l’aise avec le numérique.
accorder l’importance qu’elle mérite à l’ergonomie de la solution et à sa facilité d’utilisation (clarté de l’interface, logique des présentations/ process, etc.) et ne pas se faire happer uniquement par l’effet waouh de certaines technologies ou démos bien menées.
tester la solution avec vos documents, vos cas d’usage pour confirmer votre intuition
se faire accompagner de bout en bout, idéalement par un interlocuteur unique qui fera évoluer ce projet avec vos équipes
Comment réussir son projet de dématérialisation ?
Avant toute chose, il convient d’appréhender les priorités : quels sont les process et tâches qui pénalisent le plus ma structure aujourd’hui ? A quelles normes, règlements ou lois dois-je me conformer demain (#facture_électronique #RGPD …)
Prioriser les process à dématérialiser
L’usage d’une matrice de priorisation peut être pertinent. Concrètement, il s’agit ici de lister les process administratifs et métiers et d’établir :
leur coût direct : fréquence x temps passé x cout horaire x nombre de personnes
leur coût de “non conformité” : on ne bénéfice pas d’escompte, on paie des pénalités pour paiement en retard, on ne suit pas nos devis, on est en retard sur telle ou telle formation / on s’inscrit en urgence / désorganisation, notre on-boarding ne satisfait pas nos nouveaux collaborateurs et nous constations un fort turn over de ces populations…
les risques importants : pertes de clients, non conformité, …
Les couts et difficultés de mise en œuvre seront plus facilement aborder après de premiers contacts avec des offreurs de solution potentiels.
Décrire vos process
Dématérialiser implique de décrire en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents :
quelles tâches?
Quels intervenants ?
Quelles informations nécessaires ?
Quand ?
Quels délais ? …
La dématérialisation n’est par conséquent qu’un maillon dans la chaîne globale de gestion et de conservation des documents.
poser quelques bases de réflexions sur un projet de “GED”
Une fois les documents numériques générés, se posent plusieurs questions :
Comment les organiser de manière pérenne et agile ?
Comment les rendre disponibles au bureau mais aussi en mobilité et potentiellement pour les partenaires et clients externes ?
Comment s’assurer de la réalisation des process ? Comment en suivre l’avancement ?
Comment limiter la prolifération des versions multiples et des doublons ?
Comment intégrer toutes les sources de documents (bureautiques, emails, plans, …) ?
Comment intégrer tout cela avec les outils déjà en place (ERP, CRM, …) et futurs (extranet, ..)?
Comment maîtriser le cycle de vie (édition, signature, date de validité, archivage…)
C’est pourquoi un projet de dématérialisation implique un projet de GED ou d’ECM abouti.
Un exemple rapide : la dématérialisation des factures fournisseurs
Prenons l’exemple du processus de traitement des factures fournisseurs.
Une entreprise reçoit des factures via plusieurs canaux : email, EDI (Echange de Données Informatisées), courrier, sites web…
Ces factures sont :
vérifiées, c’est à dire rapprochée des commandes ou contrats et BL
validées
payées (exécution du virement ou contrôle de l’exécution du prélèvement)
Saisies dans l’ERP de comptabilité
Archivées pendant leur durée légale de conservation.
Toutes ces étapes peuvent être organisées au travers d’un processus électronique et de jalons de temps (workflow). La fiabilité et la traçabilité du processus sont ainsi renforcées.
En outre, certaines étapes peuvent être automatisées (rapprochement, extractions des lignes comptables...)
Si les moyens techniques sont globalement les mêmes, on ne dématérialise pas de la même manière une facture fournisseur, une facture client, un bulletin de paye… car les traitements et la gestion de ces documents sont différents.
