Logiciel de GED : définitions, bénéfices et cas d’usage
La Gestion Électronique des Documents, souvent abrégée en GED, permet aux organisations de structurer, de gérer et d'archiver efficacement l'ensemble de leurs documents de manière numérique. Cette approche facilite ainsi le partage et l'accès à l'information, tout en optimisant les flux de travail au sein des entreprises.
Qu’est-ce qu’une GED ?
Une GED est une solution logicielle dédiée à la Gestion Électronique des Documents.
Pour bien comprendre ce concept, revenons sur les termes qui composent cette locution :
1️⃣ GESTION
La gestion fait référence à l’ensemble des tâches opérées sur, avec et sur la base des documents :
création, édition, modification, suppression des documents
classement, lien entre documents, lien avec des références concrètes (clients, produits, projets…)
création, distribution, suivi de réalisation de tâches
cycle de vie : création, validation (document engageant), fin de validité, voire archive courantes, intermédiaires ou définitives
2️⃣ ÉLECTRONIQUE
Certainement le terme le moins précis dans cette définition mais le mieux compris : la GED est une solution informatique.
Concrètement, la GED vise à remplacer tout ou partie des processus de gestion des documents papiers. La GED ne doit toutefois pas être confondue avec la numérisation ou la dématérialisation qui sont les process de passage des documents du format papier au format électronique. Là où ces process sont principalement des technologies, la GED se doit d’apporter des plus values, multiples : simplicité, productivité, intelligence, fiabilité ...
3️⃣ des DOCUMENTS
Un Document est un support d’informations, structurées (qui ont un sens); il a une finalité. A cet égard, un document peut être un écrit, mais aussi une vidéo, une image etc.
Cette définition met en évidence des points importants :
L’intérêt d’un document est dans son contenu, les fameuses informations dont il est le support.
En tant que support d’informations, un document est un vecteur, le support d’une transmission physique (entre personnes, services, entités) et/ou temporelle.
La finalité du document peut-être de deux ordres : soit il est support de connaissance pure, soit il est support à la réalisation d’une tâche qui nécessite possiblement d’être suivie.
Une solution qui ne permet pas de gérer facilement :
l’intégralité des documents d’une structure dans toutes leur diversité
l’intégralité de leur cycle de vie (en incluant notamment la création/modification)
des circuits de validation (workflows)
n’est pas une GED ce qui ne l’empêche pas d’avoir son utilité !
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Qu’est-ce qu’une solution de gestion intelligente de contenus (ECM & EICM)?
Une solution de gestion intelligentes de contenus est une GED 4.0
Elle permet d’identifier les documents par rapport aux informations qu’ils contiennent et aux “objets” externes auxquels ils sont liés (clients, projets, produits…). Ainsi, ce n’est plus le classement qui détermine ce qu’est un document mais une série de mots-clés, d’index, et de liaisons.
L’intelligence de la solution réside dans les fonctionnalités suivantes :
reconnaissance automatique des documents et autoapprentissage de classement
capacité à élaborer des circuits de validation fiables et complets pour garantir les process les plus complexes
capacité à se lier à des outils externes (ERP, CRM, bases de données, …) pour récupérer des données
capacité à se déployer dans vos outils externes (SalesForce, Teams) pour mettre en perspective dans leurs contextes les informations
Bénéfices
Une (bonne) solution de GED apporte d’énormes avantages en terme de circulation de l’information, de productivité, de sécurité, et de fiabilité des process. Il s’agit avant tout en
Gestion centralisée de tous les documents
En réunissant au sein d’une même interface l’accès à tous les documents de l’entreprise, la GED casse les silos d’information et ouvre de nouvelles perspectives de connaissance et de collaboration.
Bien sûr, cette centralisation, synonyme d’une multiplication des documents à disposition, s’accompagne de fonctionnalités de recherche, de vues personnalisables qui permettent de retrouver et d’exploiter les documents plus rapidement.
Circulation de l’information
Les circuits de validation électronique décrits dans les moindre détails permettent de fiabiliser les process dans plusieurs dimensions : respect de la succession des étapes, des droits de validation, et des temps impartis pour chaque action grâce à série de balises et solutions de secours.
Gestion de la sécurité
Une solution de GED permet une définition fine et simple des droits pour chaque typologie de documents.
La centralisation permet de mieux gérer la sécurité et la sauvegarde des données.
Enfin, des fonctions de sécurité intégrée permettent de limiter les erreurs humaines : les corbeilles ne peuvent être vidées que par un administrateur et le versionning permet de conserver automatiquement chacun des versions précédentes de chaque document de façon à pouvoir conserver un historique des modifications.
Traçabilité et fiabilisation des processus
Une solution de GED permet de conserver trace de toutes les actions effectuées en son sein, rendant ainsi des services inestimables pour le respect de règles et normes de qualité.
Quel est l’apport d’une GED quand on a déjà un ERP ?
La gestion documentaire (GED) permet de gérer l’ensemble du cycle de vie dématérialisé des documents : import, sous forme électronique ou dématérialisée (scan), ou création, versions, validations, signatures, date d’archivage… L’agilité d’une solution basée sur les indexs et la puissance de vrais workflows fait ici toute la différence.
Clairement, un ERP permet de structurer les données métiers et de générer des documents liés. Pour autant, un ERP ne permet pas d’organiser l’information et les processus au delà de ce pourquoi il a été prévu.
Pour maximum d’efficacité, votre GED doit toutefois pouvoir communiquer avec vos autres applications en interne, et en premier lieu avec votre ERP.
Les bénéfices d’une liaison entre votre ERP et votre GED
Dans une intégration complète, ces bénéfices sont multiples et bi-directionnels.
En effet, la liaison avec votre ERP permet de créer un référentiel commun à toutes les informations (clients, produits, …) et créé ainsi une continuité logique entre les 2 outils. Ce fonctionnement permet de conserver la logique de la structure de vos informations dans les 2 outils.
En outre, cette liaison effectuée, des informations pourront être mis à jour dans un système puis synchronisée avec le second. Ainsi, l’enrichissement des données est actualisé en “temps réel”.
Nos solutions de GED s’interconnectent avec les principaux ERP du marché : Sage (X3), Cegid, Quickbooks, Microsoft Dynamics, EBP, Divalto, SAP, SYLOB, INFOR, SILOG…
Votre GED s’interface également avec Sales Force et Teams de Microsoft 365
Votre solution de Gestion Électronique de Documents (GED) s’interface également de manière efficace avec Sales Force et Teams de Microsoft 365, ce qui permet une meilleure synchronisation et collaboration entre vos équipes tout en optimisant le flux de travail au sein de votre organisation.
L’accès à l’information de manière logique et contextuelle est tout à fait possible grâce à l'intégration de vos solutions tierces. Par exemple, lorsque vous parcourez SalesForce et que vous êtes sur la fiche d’un client spécifique, quoi de mieux que de pouvoir découvrir en un clin d'œil les contrats de ce client, les derniers emails échangés récemment ou encore les dernières offres qui lui ont été proposées? Cette approche facilite non seulement la prise de décision, mais améliore également l'efficacité de vos interactions avec vos clients.
