WORKFLOWS
L’assurance qualité et sérénité pour vos process
Qu’est-ce que le concept de workflow ?
Un workflow est la description numérique d’une suite de tâches liées les unes aux autres.
Il existe deux types de workflows :
les workflows de validation
les workflows de gestion de tâches
Les workflows de validation, de type “bon pour accord/ paiement” sont typiquement utilisés pour la validation des achats, mais aussi pour celle de version définitive de documents.
Les workflows de tâches quant à eux permettent de décrire des process d’entreprise souvent bien plus complexes, que ce soit dans le domaine de la RH, de la qualité, des ventes, de la production…
Ils se réfèrent soit à des documents, soit à des “objets” (personnes, projets, produits…).
Les workflows sont très bien intégrés dans des solutions de GED (Gestion Électronique de Documents)
Quels sont les bénéfices d’un workflow digital ?
La description et l’exécution d’un workflow de manière numérique permet :
de garantir le respect du process
de tracer l’intégralité des actions réalisées
d’accélérer les traitements
de travailler de manière certaine sur la bonne version du document
de consulter facilement l’historique de traitement du document ou de l’objet (notes, versions, …)
Ces bénéfices sont permis par
le rappel à chaque étape de l’exécution de la tâche à réaliser aux personnes concernées
la mise en place de balises temporelles
la réalisation automatisée de tâches (validation si certaines conditions sont remplies, création de version PDF des documents, envois pour signature électronique,…)
la capacité à créer des enchaînements complets permettant de traiter tous les cas y compris les retards dans l’exécution
Conception des workflows
Les systèmes de gestion de documents permettent de concevoir les workflows de diverses façons.
Voici quelques points d’attention :
capacité à gérer d’autres objets que des documents
interface accessible pour le client final
interface graphique ou simple création d’étapes correspondant à des recherches spécifiques et mises à disposition des personnes concernées
capacité à imposer des délais
capacité à concevoir un nombre important de workflows
véritable gestion de tâches
capacité à rentrer finement dans l’attribution des tâches, les délais, les actions
capacité à verrouiller les retours arrière
capacité à fournir un aperçu de l’état des instances de processus, comme par exemple le montant des factures en cours de traitement et l’étape de processus spécifique dans laquelle elles se trouvent.
En synthèse, c’est bien la capacité à assurer le bon déroulement du processus de bout en bout avec un minimum d’interventions (limitées aux validations et exécutions de tâches) qui rend un moteur de workflow plus ou moins efficient.
Exemple d’un éditeur graphique de workflow (embauche de salariés)
Fonctionnalités périphériques habituelles
Les processus de workflow intègrent généralement, avec des interfaces plus ou moins pratiques :
un système d’alerte mail avec un accès par lien hypertexte à la tâche à réaliser, au document concerné ou les deux (attention à cette étape de détail qui peut être plus ou moins fluide)
la capacité à valider les tâches depuis un smartphone ou une tablette et en situation de mobilité.
le déclenchement automatisé d’un processus de signature électronique
le déclenchement automatisé d’un processus une fois le document signé
Les systèmes de workflow permettent de s’interfacer avec De nombreux systèmes de gestion documentaire envoient des notifications de tâche de workflow via un email, informant le destinataire qu’une nouvelle tâche les attend et fournissant un lien hypertexte vers le document concerné.
Fonctionnalités périphériques exceptionnelles
Certains processus de workflows intègrent :
une signature numérique (nouvelle saisie du mot de passe au moment de la validation)
des aides ou des automatisations aux contrôles de complétude de dossiers
des capacité à exécuter des appels API à des solutions externes
Flux de travaux imbriqués
Il s’agit là d’une possibilité les plus puissantes des solutions de GED ou ECM les plus évoluées.
En effet, dans l’usage, les étapes suivis par un objet (projet, contrats, maintenance, audit, etc…) sont bien souvent liés à la réalisation d’autres (un contrat signé induit qu’une affaire passe à l’étape gagnée, une non-conformité déclarée et non résolue peut nécessiter que la procédure passe en mode “ A réévaluer”, etc…)
Ces usages permettent de ne pas être limiter dans votre approche et de digitaliser réellement l’exécution et le suivi des actions dans votre organisation.