Collectivités : pourquoi dématérialiser la gestion du courrier et des demandes citoyennes grâce à la Gestion Électronique des Courriers (GEC) ?
La gestion électronique du courrier (GEC) est une solution incontournable pour les collectivités qui souhaitent moderniser leurs processus de gestion des flux de courrier et des demandes citoyennes. En intégrant des technologies de numérisation et de dématérialisation, les administrations peuvent traiter les courriers entrants et sortants de manière plus fluide, tout en améliorant leur traçabilité et en garantissant un archivage électronique sécurisé.
Pourquoi adopter une solution de GEC ?
La GEC permet de centraliser toutes les étapes du traitement des courriers en un seul système, ce qui facilite l'interaction inter-services et optimise les échanges entre les différents collaborateurs. Grâce à des processus automatisés, les courriers peuvent être indexés automatiquement, triés, annotés et répartis entre les services concernés. De plus, l'utilisation de workflows numériques garantit un suivi rigoureux des tâches à chaque étape, réduisant ainsi le risque d'erreurs et de pertes de documents.
La dématérialisation des courriers permet un gain de temps considérable. Les tâches répétitives sont automatisées, permettant aux agents de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Cela entraîne également une réduction des coûts, notamment en matière de fournitures papier et d'envois postaux. En outre, les outils de tri et l'indexation automatique simplifient la recherche et la gestion des documents, tandis que l'accès à des tableaux de bord en temps réel améliore la prise de décision.
Les objectifs d’une GEC
Les objectifs d’une telle solution sont :
d’accélérer le traitement des courriers entrants
d’inscrire dans un process la rédaction et la validation des réponses
de tracer les actions réalisées
d’offrir des tableaux de bord temps réel et historisés:
état des courriers par statuts, par service
délais de traitement
quantité de courrier par (période, émetteur, destinataire…)
de fusionner les canaux d’entrées :
courrier
email/téléphone
ChorusPro pour la réception des factures, aujourd’hui pour les collectivités, demain pour toutes les entreprises
de détecter automatiquement les doublons de documents
Les étapes du traitement de courriers
Le traitement des courriers peut être décomposer en plusieurs étapes, selon votre organisation.
récupération automatique des courriels et courriers scannés (ou saisie via un formulaire de la demande par l’interlocuteur externe ou interne dans le cas d’un appel téléphonique)
indexation semi-automatisé du document (qui est l’émetteur, date, type de document, de demande, organisme ou établissement concerné, etc…)
distribution manuelle ou semi-automatique du document
la personne en charge du traitement est désignée manuellement dans la solution ou (semi-)automatiquement fonction de la catégorisation du courrier
ici le “workflow” ou circuit de validation peut comporter plusieurs étapes de différents types :
commentaires (notes)
validation
simple notification
et faire intervenir
des personnes nommées
des personnes pour leur fonction par rapport à un service ou à un type de demande
des groupes de personne
ou se limiter à une étape d’une personne (désignée
rédaction d’une réponse qui va elle aussi pouvoir suivre un workflow de co-construction avec validation
envoi de la réponse
Vous êtes une collectivité?
Vous utilisez MairieSTEM by JVS ou COSOLUCE ou une solution de BERGER-LEVRAULT ?
La dématérialisation du traitement des factures fournisseurs peut vous intéresser
Les bénéfices d’une solution de Gestion Electronique des Courriers
Avantages clés de la dématérialisation
de transmettre un document de manière instantanée (passage à l’étape suivante du traitement)
de générer des accusés de réception automatiques à une ou des étapes précises du workflow
de consulter et traiter un document en mobilité (autres établissements, home office, déplacement..)
d’assurer la confidentialité des documents fonction de critère précis (#RGPD)
d’assurer le suivi de process de traitements
pour la transmission du courrier, la rédaction d’une réponse, sa validation
différenciés selon le courrier (émetteur, type de demande, caractère d’urgence, etc..)
de construire des réponses à plusieurs et de valider celles-ci avant de les envoyer
de retrouver de façon très simple les demandes entrantes, et les réponses associées
de générer des numéros chrono automatiquement
de consulter des états basés sur les étapes de workflow, et tout autre indicateur (services, urgences, typologie…)
d’être notifié des actions à réaliser et/ou de certains états (courriers [du service X, de type Y] non répondus et reçus depuis plus de X jours par ex.)
de préparer pour archivage les documents fonctions de paramètres prédéfinis
Sécurité et flexibilité
La sécurité des données est renforcée grâce à l'usage de protocoles de cryptage et de systèmes d'accès restreint. Les documents sont accessibles uniquement aux personnes autorisées, garantissant ainsi leur confidentialité. De plus, l'utilisation d'une interface mobile permet aux agents de consulter et traiter les courriers à distance, offrant une flexibilité accrue pour le télétravail ou les déplacements. Les solutions de GEC modernes incluent souvent une intégration avec le cloud, garantissant une copie de sécurité des documents et une réduction des risques de perte.
Fonctionnalités avancées
Certaines solutions de GEC offrent des fonctionnalités avancées telles que la capture multicanale, permettant de gérer les courriers entrants via différents canaux (courrier papier, email, téléphone, etc.). L'interopérabilité des systèmes via des API permet également de connecter la GEC avec d'autres logiciels de gestion documentaire ou d'administration. Ces solutions s'accompagnent souvent de modèles de courriers prédéfinis, d'un système de notification pour alerter des délais dépassés, et d'une lecture automatique de documents, réduisant encore davantage le temps de traitement.
Vers une gestion durable
L’adoption de solutions de GEC permet également de réduire l'empreinte écologique de l'administration en limitant l'utilisation de papier. En numérisant les documents et en réduisant les envois postaux, les collectivités adoptent une démarche durable et respectueuse de l’environnement. De plus, les systèmes de gestion intégrée du courrier facilitent l’archivage électronique et la conservation des documents à long terme, tout en assurant leur disponibilité en cas de besoin.
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Comment gérer les demandes formulées par téléphone ?
Une GED peut intégrer un formulaire permettant de saisir la demande et donc de la “matérialiser” comme s’il s’agissait d’un courrier.
Ainsi, l’opérateur est guidé pour n’oublier aucun élément important et la demande est directement intégrée dans le processus de traitement des demandes de la même manière que s’il s’agissait d’un courrier.
Bénéfice induit, la demande est ainsi “sauvegardée” dans le système de manière quasi immédiate et qu’elle que soit la situation rencontrée par la suite, elle ne pourra pas être oubliée.
Vous avez un projet?
Dans un monde de plus en plus numérique, la gestion du courrier et des demandes citoyennes devient une priorité pour les collectivités. En outre, le traitement des factures fournisseurs peut bénéficier d'un traitement plus efficient par là même. Pourquoi dématérialiser ces processus ? Découvrez comment cette transition peut améliorer l'efficacité, réduire les coûts et offrir un meilleur service aux administrés.
Simplifier le suivi des demandes citoyennes
La gestion électronique du courrier et des demandes citoyennes permet de centraliser toutes les demandes des citoyens en un seul endroit. Vous pouvez ainsi suivre l'évolution des requêtes facilement et rapidement. Cela améliore la transparence et la réactivité de votre administration.
Le suivi des demandes devient plus fluide grâce à des outils numériques adaptés. Vous avez la possibilité de :
Consulter l'historique des échanges
Attribuer des tâches à vos collaborateurs
Utiliser des modèles de réponses
Générer des alertes en cas de dépassement de délais
En utilisant la gestion du courrier électronique, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble claire et précise. Cela facilite la prise de décisions et optimise le temps de traitement des demandes. Vous gagnez ainsi en efficacité et en satisfaction citoyenne.
Accélérer le traitement des courriers grâce aux workflows numériques
Optimisez la gestion du courrier électronique avec des workflows numériques. Automatisez les tâches répétitives. Gagnez du temps et améliorez l'efficacité.
Les workflows numériques permettent un suivi précis. Vous pouvez prioriser les messages urgents. Réduisez les erreurs humaines.
Centralisez toutes les informations. Accédez aux courriers à tout moment. La gestion du courrier électronique devient plus fluide.
Utilisez des outils adaptés. Améliorez la communication interne. Chaque membre de l’équipe connaît ses responsabilités et délais.
Réduire les coûts opérationnels
La gestion électronique du courrier permet de réduire les coûts indirects liés au papier et à l'envoi postal. Vous économisez sur l'achat de fournitures et les frais d'affranchissement.
La dématérialisation simplifie le tri et l'archivage des courriers. Moins de ressources humaines nécessaires pour ces tâches administratives. Vous pouvez ainsi allouer votre personnel à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Avec une GEC, bénéficiez d'un gain de temps et d'efficacité. Les demandes citoyennes sont traitées plus rapidement, réduisant les délais de réponse et améliorant la satisfaction des usagers.
Améliorer la traçabilité des échanges
La gestion du courrier électronique permet de suivre chaque étape des échanges. Vous pouvez identifier rapidement les responsables de chaque demande et voir leur progression.De même, vous pouvez échanger avec vos collaborateurs, directement au sein de la solution sur une demande précise. Cet échange restera gravée dans l'historique du document.
Grâce à la traçabilité, vous avez une vision claire des actions entreprises et à entreprendre. Cela facilite la prise de décision et optimise les ressources.
Les avantages de cette traçabilité sont nombreux :
Réduction des erreurs
Meilleure réactivité
Archivage simplifié
Adopter une gestion du courrier électronique dématérialisée améliore la transparence et renforce la confiance des citoyens.
Renforcer la sécurité des données
Renforcer la sécurité des données est une priorité. La gestion électronique du courrier dématérialisée permet une meilleure protection contre les risques de perte ou de vol. Les documents sont stockés dans des espaces sécurisés et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
Optez pour des solutions de cryptage des informations. Cela garantit que les données sensibles ne tomberont pas entre de mauvaises mains. Des protocoles de sécurité robustes sont utilisés pour protéger les données.Chaque groupe de collaborateur possède ses propres droits et peut n'avoir accès qu'à une partie du stockage (les courriers qui concernant son service par exemple) ou ne peut modifier que certaines informations.
Faciliter l’accès aux informations pour les agents
Dématérialiser la gestion du courrier électronique améliore l’accès aux informations. Les agents bénéficient d’une centralisation des données. Ils retrouvent facilement les échanges avec les citoyens grâce aux filtres de recherche et aux fonctionnalités de recherche plein texte.,En outre, l'accès à la solution peut se faire depuis tout PC, smartphone ou tablette disposant d'une connexion internet, partout.
Avec la gestion du courrier électronique, vous gagnez en réactivité. Tout est à portée de clic. Les délais de traitement sont réduits.
Offrir une meilleure expérience utilisateur
La dématérialisation permet d'améliorer la gestion du courrier électronique. Les réponses aux demandes citoyennes sont plus rapides et plus précises. Vous accédez facilement aux informations et documents nécessaires.
Les citoyens bénéficient d'un service plus réactif. Ils peuvent suivre l'évolution de leurs demandes en temps réel. Cette transparence renforce la confiance envers les services publics.
La gestion du courrier électronique favorise un gain de temps considérable. Les dossiers sont centralisés et mieux organisés. Vous optimisez ainsi vos ressources et votre efficacité.
Intégrer des outils de gestion collaborative
Pour améliorer la gestion du courrier électronique, intégrez des outils de gestion collaborative. Ces outils facilitent la coordination entre les équipes. Ils permettent une meilleure répartition des tâches.
Les outils collaboratifs directement intégrés et liés aux documents optimisent le travail en équipe pour apporter les bonnes réponses aux demandes en un délai court. Ils offrent une vision claire des actions en cours. La transparence est augmentée. Vous gagnez en efficacité et en réactivité.
En conclusion
La GEC est une solution stratégique pour moderniser la gestion des flux de courrier dans les collectivités. Grâce à l'automatisation des tâches, la sécurité renforcée et l’optimisation des processus, elle permet non seulement d'améliorer l'efficacité et la réactivité, mais aussi de répondre aux attentes des citoyens en matière de services publics numériques. De plus, la centralisation des informations et la possibilité de collaborer en temps réel à travers une interface mobile permettent aux agents de gagner en flexibilité tout en offrant une meilleure expérience utilisateur.
Adopter une solution de GEC est un véritable levier d'innovation pour les collectivités qui cherchent à évoluer vers un avenir numérique durable et à améliorer la satisfaction des usagers.
Adopter des solutions écologiques et durables
Opter pour des solutions de GEC réduit votre empreinte carbone de vos activités.Utiliser moins de papier et d'encre contribue à préserver les ressources naturelles.
En intégrant des outils de gestion du courrier électronique, vous facilitez l'accès à l'information. Les documents sont consultables en ligne, ce qui limite les déplacements. Vous offrez ainsi un service plus réactif et plus respectueux de l'environnement. C'est une démarche bénéfique pour tous.
Adopter ces solutions, c'est participer à un avenir durable. Vous encouragez l'innovation tout en respectant notre planète. Faites ce choix responsable pour vos collectivités et pour les générations futures. Vous verrez rapidement les avantages de cette transformation écologique.
En conclusion, la dématérialisation de la gestion du courrier et des demandes citoyennes offre aux collectivités une modernisation essentielle de leurs processus administratifs. Elle améliore l'efficacité, réduit les coûts et répond aux attentes croissantes des citoyens en matière de services publics numériques. Adopter ces solutions est un investissement stratégique pour l'avenir.
1/2h pour analyser votre organisation, vos besoins et ébaucher une solution efficace, facile à prendre en main et pérenne.
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