Coffre Fort Électronique & GED RH
Facilitez vous la vie et améliorez le regard de vos collaborateurs sur votre entreprise.
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Dématérialisez vos bulletins de paie et offrez une solution d’archivage de documents administratifs à vos salariés.
La transformation numérique impacte toutes les sphères de l'entreprise.
Elle bénéficie en premier lieu aux services des ressources humaines. En effet, la dématérialisation des contrats, des bulletins de salaire et des pièces constitutives des dossiers RH est un atout de poids en terme de traçabilité, d’organisation, de pérennité et de respect des réglementations (RGPD, loi travail, etc…).
Le coffre-fort numérique RH est une brique importante de ce dispositif et indispensable à la dématérialisation des bulletins de paie. En effet, leur dématérialisation et envoi par mail, bien que pratiqué, reste non conforme aux directives.
Pourquoi choisir un coffre-fort numérique labellisé Digitalsace ?
Facilité d’usage
La solution de GED RH liée me permet de découper automatiquement mon fichier de bulletins de salaires, de les affecter à chaque collaborateur et, selon son accord ou pas, de les envoyer en un clid vers son coffre-fort numérique ou de les éditer en papier (ou envoi par courrier).
Je visualise très facilement qui reçoit quoi et par quel moyen. C’est un vrai gage de sécurité et de contrôle pour moi.
Archivage à valeur probante
Mes e-bulletins de paie sont reconnus comme des originaux numériques et distribués avec un certificat d’authenticité.
Ils sont archivé pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié, quel que soit nos échanges contractuels par la suite et quels que soit le parcours du salarié.
Gestion automatisée pour tous
Les collaborateurs peuvent collecter, centraliser et gérer automatiquement tous leurs documents administratifs (fiches de paye, attestations de mutuelle, factures ...)
Tiers de confiance
J'ai la garantie que mes documents (bulletins de salaire électroniques compris) sont conservés par un opérateur labellisé et certifié “Tiers de Confiance'“.
Pourquoi choisir une GED RH liée à ce coffre ?
Une Gestion Électronique des Documents (GED) RH liée à un coffre-fort numérique pour les bulletins de salaire présente de nombreux avantages pour les organisations à taille humaine. Tout d'abord, cette solution permet de centraliser et de sécuriser l'ensemble des documents RH au même endroit, facilitant ainsi l'accès et la gestion de ces informations sensibles. En associant la GED RH à un coffre-fort numérique, les entreprises garantissent la confidentialité et l'intégrité des bulletins de salaire, tout en se conformant aux réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.
Pour la rédaction et la validation des contrats de travail
Si les contrats de travail sont évidemment basés sur des modèles, il convient de les personnaliser pour chaque nouvel employé : prénom, nom, coordonnées, mais aussi clauses spécifiques…
Une GED permet de créer un contrat à partir d’un modèle, complété ou non semi-automatiquement (possible avec l’utilisation de métadonnées et de référentiels externes de type “personnes”).
Ce nouveau contrat pourra opportunément suivre un processus de workflow, qui en permettra la validation ou la modification par chacune des parties concernées, dans un processus semi-automatisé.
Pour la signature électronique de contrats de travail
La signature électronique de contrats de travail est une solution efficace et sécurisée pour finaliser les accords entre employeurs et employés. En tant qu'entreprise spécialisée dans l'optimisation et la transformation des activités de bureau, nous comprenons l'importance de cette étape clé du processus d'embauche.
Grâce à la signature électronique, les contrats de travail peuvent être signés à distance, facilitant ainsi le flux de travail et réduisant les délais. De plus, cette méthode offre une sécurité juridique équivalente à la signature manuscrite, garantissant la validité et l'authenticité du document.
En intégrant des solutions numériques dédiées à la signature électronique, les organisations peuvent simplifier leurs processus administratifs, tout en respectant les normes de confidentialité et de protection des données.
Faire le choix de la signature électronique pour les contrats de travail est un pas vers la digitalisation des activités de bureau, offrant ainsi une expérience plus fluide et efficiente pour toutes les parties impliquées.
La signature électronique des contrats permets une embauche plus rapide, une expérience collaborateur renforcée et un archivage sûr à long terme; a fortiori avec le couplage au coffre fort RH du salarié!.
Pour les alertes de validité des documents
Pour les alertes de validité des documents: Que ce soit pour des contrats à durée déterminée, des sessions de formation à planifier, des documents administratifs sur le point d'expirer, etc., l'organisation des dates de validité au sein d'un système de gestion documentaire est essentielle pour assurer la conformité et la continuité des activités de l'entreprise. En intégrant des solutions numériques dédiées, il est possible de mettre en place des rappels automatiques et des notifications personnalisées pour garantir la mise à jour et le renouvellement en temps voulu de tous les documents critiques. Cela permet d'éviter les oublis, les retards et les potentielles sanctions liées à des documents expirés, tout en assurant un fonctionnement fluide et conforme aux réglementations en vigueur.
Pour les contrôles de complétude
Visualiser en 1 clin d’œil si le dossier d’un salarié comprend toutes les pièces nécessaires, c’est désormais très facile.
Une GED comme Zeendoc est essentielle pour effectuer des contrôles de complétude dans le domaine des ressources humaines. Elle permet de centraliser tous les documents RH au même endroit, facilitant ainsi l'accès aux informations et la vérification de leur exhaustivité. Grâce à ses fonctionnalités de recherche avancée et de classement des documents, Zeendoc simplifie la gestion et le suivi des dossiers employés, garantissant que tous les éléments nécessaires sont bien présents. En outre, la GED Zeendoc offre une sécurité renforcée des données, assurant la confidentialité des informations sensibles propres à la gestion des ressources humaines. En résumé, l'utilisation de Zeendoc pour les contrôles de complétude dans la RH permet d'optimiser les processus, de gagner en efficacité et de garantir la conformité des dossiers employés
Voici quelques recommandations pour les contrôles de complétude :
Définir clairement les critères de complétude attendus pour chaque tâche ou processus.
Mettre en place des outils de suivi permettant de vérifier l'avancement et la conformité des différentes étapes.
Former et sensibiliser les collaborateurs à l'importance de la complétude des données et des actions.
Automatiser autant que possible les processus de contrôle pour gagner en efficacité et limiter les risques d'erreurs humaines.
Réaliser régulièrement des audits pour évaluer la qualité des contrôles de complétude mis en place et identifier d'éventuelles pistes d'amélioration.
POUR la recherche des documents
La Gestion Electronique des Documents pour le service des Ressources Humaines permet de stocker, organiser et retrouver efficacement les documents relatifs aux salariés tels que les contrats, les CV, les évaluations de performance, etc. Grâce à la GED RH, les équipes peuvent accéder rapidement aux informations nécessaires, accroissant ainsi la productivité et la qualité du service
Pour la Sécurisation des données sensibles et le respect des réglementations en vigueur.
Les données RH relèvent pour la plupart du RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données (personnelles). Elles nécessitent donc une attention particulière, notamment à une époque où les plaintes à la CNIL se multiplient.
Cette sécurisation des données, qui réclament qu’elles ne soient accessible que par certaines personnes dûment habilitées ou les personnes concernées est fastidieuse avec des supports papier : armoires sous clé, gestion des clés, des absences des accès, mécontentements, voire impossible strictement parlant.
En effet, vous avez besoin, par exemple, d’informations personnelles pour assurer :
la rémunération et les déclarations sociales obligatoires ;
la tenue du registre unique du personnel ;
la gestion administrative du personnel (exemple : type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence) ;
l’organisation du travail (exemple : photographie facultative de l’employé pour les annuaires internes et organigrammes) ;
l’action sociale prise en charge par l’employeur (exemple : les informations concernant les ayants-droit de l’employé)
Vous devez en garantir la confidentialité et la sécurité. Ainsi, seules les personnes habilitées doivent en prendre connaissance. Les actions sur les données effectuées par les personnes habilitées doivent être enregistrées (savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi).
plus d’informations ici via la CNIL
Une solution de GED RH permet de sécuriser les accès automatiquement, de tracer les actions, tout en rendant l’information plus facilement disponible.