Une solution modulable pensée pour les utilisateurs

Zeendoc facilite la dématérialisation

Zeendoc a forgé son succès (Solution de GED leader en France auprès des TPE/PME avec plus de 400 000 utilisateurs) grâce à une interface pensée, quelque soit le cas d’usage, pour rester facile à utiliser.

L’utilisateur comprend ce qu’il fait et conserve le contact avec les informations gérées. SAGES informatique a prouvé depuis presque 15 ans que son ADN était bien la satisfaction des utilisateurs! (tout comme Digitalsace :-)

Zeendoc est personnalisable

Zeendoc permet de couvrir des cas d’usage très variés allant de la gestion des factures fournisseurs à l’envoi et aux relances des factures clients, de la RH à la gestion des contrats commerciaux, de la signature de BL à la signature de contrats de travail, de la demande de congés à la dématérialisation complète de vos documents administratifs.
La solution est complètement paramétrable pour répondre à une diversité de cas d’usage

Une solution sur mesure pour tous les professionnels

Zeendoc est conçue pour répondre aux besoins de multiples secteurs professionnels, tels que la santé, le BTP, l’immobilier ou encore les collectivités. Avec son interface intuitive, sa flexibilité et sa prise en main rapide, elle s’adapte aux spécificités de chaque métier. Les utilisateurs bénéficient d’un accès sécurisé à leurs documents depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone), favorisant la collaboration entre équipes internes et partenaires externes.

Les fonctionnalités avancées, comme la signature électronique, l’archivage électronique et la reconnaissance automatique des documents, permettent d’automatiser les tâches répétitives et d’améliorer la productivité. Zeendoc se distingue aussi par sa capacité à prendre en charge des documents variés (factures, bons de commande, bulletins de salaire, contrats, etc.) et à intégrer des outils comme l’export vers des logiciels de gestion comptable ou RH.

Principaux bénéfices de Zeendoc

Trouver l’information dont vous avez besoin

en quelques clics, par les modules de recherche ou les liaisons automatiques entre documents, Zeendoc vous fait gagner un temps précieux

Digitaliser vos processus

Zeendoc permet bien évidemment de digitaliser les processus de validation (et refus) qu’il s’agisse de factures, de courrier ou autres.

Zeendoc permet aussi de semi automatiser des processus liés à vos gestion documentaire : collecte de vos factures fournisseurs automatisées (email, connecteurs, ..), envoi multicanal de factures clients (ou autres documents) par email, courrier, chorus (coffre fort pour les Bulletins de paie)

Rendre accessible l’information

En mobilité, au bureau, le week end, la semaine, en congés, avec votre propre PC ou pas, ou votre smartphone, où que vous soyez consulter, valider, tchatter, commenter, lancer des actions sur vos documents le plus facilement du monde.

Structurer vos données et prendre le contrôle

Zeendoc permet dans un outil simple pour les personnes qui en ont les droits d’exploiter les informations directement au sein de la solution ou via export.

Des fonctionnalités clés

Classement automatisé

En analysant et classant automatiquement les documents qu’ils soient nativement numériques ou dématérialisés, Zeendoc transforme vos données en ressources stratégiques. La recherche automatisée et les alertes personnalisées permettent de retrouver rapidement une information clé ou d’effectuer un suivi efficace des tâches, comme les relances de factures.

Zeendoc optimise la gestion documentaire pour un gain de temps et de productivité

Recherches

Zeendoc permet de trouver n’importe quelle information en un temps record grâce aux fonctionnalités de recherche par filtres ou “plein texte”. Le moteur est vraiment très puissant et l’utilisation facilitée.

Alertes

Quel que soit l’information clé censé déclenché une alerte, Zeendoc permet de la générer. Sachez quand payer, quand relancer vos clients, quand renouveler un document administratif, une formation, quand valider etc.. Zeendoc est votre assistant au quotidien

Précomptabilité

Zeendoc permet d’effectuer de manière semi automatisée la précomptabilité de votre entreprise puis d’en effectuer l’export comptable dans votre logiciel de comptabilité / ERP (plus de 300 logiciels compatibles).
Votre expert comptable pourra à loisir accéder à votre espace voir récupérer automatiquement les documents sans même y penser.

Automatisations plus avancées

Zeendoc offre des modules optionnels qui sont autant d’assistant pour des travaux fastidieux et chronophages. Par exemple Zeendoc permet de comparer le montant total d’une commande (ou d’un bon de réception chiffré) et des factures qui y sont liées. Egalement, Zeendoc peut aller jusqu’à vous accompagner pour comparer vos lignes de commande (de réception) et les factures de vos fournisseurs, ligne à ligne en générant derrière les actions que vous souhaitez.

Intégrations technologiques

Zeendoc intègre des fonctionnalités communes au travers de partenaires divers généralement français.

Signature électronique certifiée EIDAS

Via Oodrive pour les contrats commerciaux ou de travail avec une utilisation complètement intégrée à la GED

Bulletins de salaire en coffre fort numérique

Via MyPRIMOBOX et la caisse des dépôts et conservation pour respecter la loi travail

Envoi postaux via des centres éditiques

Faciliter l’envoi de vos courriers en les effectuant en une seule manipulation pour tous les canaux

Intégration à CHorus PRO

pour l’envoi (cadre A1) / la réception des factures CHORUS.

Formulaires électroniques avancés

Zeendoc intègre la capacité à créer nativement des formulaires simples. L’intégration de Zeendoc avec SKYGED offre une nouvelle dimension à l’outil pour tous vos besoins de dématérialisation native.

FACTURE-X

Zeendoc permet d’ores et déjà de convertir des factures PDF en Facture-X en quelques clics pour générer des factures conforme à la réforme de la facturation électronique qui sera obligatoire en émission en France dès 2027 (2026 en réception)

PDP

Zeendoc a annoncé en amont son partenariat transparent avec la PDP Doxallia pour assurer la réception et l’émission des factures électroniques dès 2026.

Une sécurité et une conformité sans compromis

Avec Zeendoc, vos documents sont protégés par des technologies de pointe. Le chiffrement des documents via le protocole AES, l’hébergement sécurisé en France, et la gestion des droits d’accès assurent une protection totale des données. De plus, la solution respecte les normes européennes en matière de RGPD, ce qui la rend idéale pour gérer des informations sensibles comme les données RH ou financières.

Disponibilité

Un hébergement français : Iguane Solutions, un hébergeur 100% français et certifié, utilisant des serveurs français et sécurisés fonctionnant à l’énergie verte. Une manière de s’affranchir du cloud act et de garder ses données en France.

• Une infrastructure multi-sites Pour rétablir plus rapidement vos services par rapport à une simple externalisation de vos sauvegardes, la mise en place d’une infrastructure multi-sites est nécessaire pour pallier la défaillance d’un datacenter en évitant toutes perturbations et en améliorant les temps de réponse. 

• Données stockées en France et réparties de manière redondante en temps réel sur deux datacenters physiquement distants, dont les serveurs sont dédiés à Zeendoc et synchronisés. Cela permet de garantir une reprise efficace et accélérée de nos services et de votre activité (Plan de Continuité d’Activité/Plan de Reprise d’Activité) en cas d’incident critique ou de défaillance de notre datacenter principal.

Certifications

Voici les 8 certifications du datacenter principal : ISO 27001 / PCI DSS / HDA / OHSAS 18001 / ISO 9001:2015 / ISO 22301 / ISO 14001:2015 / ISO 50001

Voici les datacenters utilisés :

• Datacenter principal :  https://www.equinix.fr/data-centers/design/standards-compliance

• Datacenter secondaire : https://www.scaleway.com/en/about-us/

Ecologie

L’approche dématérialisée réduit également les coûts liés à l’impression et au stockage physique, tout en contribuant à réduire l’impact carbone de votre organisation. La compatibilité avec des formats d’archivage longue durée comme le PDF/A garantit une conservation sécurisée et pérenne de vos données.

En outre, Zeendoc est particulièrement engagée dans le respect de l’environnement grâce au programme Zeenplanet.

Les engagements de Zeendoc (datacenter principal)

• Un engagement pour une énergie propre et renouvelable à 100% - pour alimenter notre plateforme mondiale de datacentres dont le taux actuel est de 92%

• Une électricité propre et renouvelable - 225 MW d'énergie éolienne et 38 MW d'énergie par pile à combustible sur site

• En France, nous sommes à 100% d’énergie renouvelable – Certificat Hydro origine FR

Equinix propose des déclarations d’énergie renouvelable basées sur les principes du Greenhouse Gas Protocol, ce qui permet à nos clients de mesurer la quantité de gaz à effet de serre non émis et la proportion de renouvelable dans la consommation d’énergie. 

DIGITALSACE : un intégrateur expert pour déployer Zeendoc

Spécialiste des solutions GED, DIGITALSACE accompagne les entreprises dans l’intégration et la personnalisation de Zeendoc selon leurs besoins spécifiques. Grâce à une expertise approfondie, DIGITALSACE optimise chaque étape du déploiement, depuis l’audit des processus existants jusqu’à la formation des utilisateurs.

En tant que partenaire privilégié, DIGITALSACE assure une mise en œuvre fluide, incluant l’importation des données, la configuration des flux de travail, et l’intégration avec d’autres outils métiers comme les logiciels de comptabilité ou de gestion des ressources humaines. Ce support personnalisé garantit que votre transition vers une gestion électronique des documents se fait efficacement, tout en maximisant les bénéfices de Zeendoc pour votre organisation.

Conclusion : Un outil innovant pour une entreprise plus performante et écologique

En choisissant Zeendoc, les entreprises modernisent leurs processus, renforcent leur productivité et réduisent leur empreinte environnementale. Avec des fonctionnalités comme la reconnaissance automatique des documents, l’historique des modifications, et l’intégration avec des outils de gestion comme Cegid, cette solution SaaS s’impose comme un levier stratégique de transformation numérique.

Faites confiance à Zeendoc et à DIGITALSACE pour simplifier et sécuriser votre gestion documentaire. Optez dès aujourd’hui pour une solution GED complète, intuitive et adaptée à vos besoins.

Qu'est-ce que Zeendoc,

la solution pour gérer les processus documentaires
des PME, collectivités, et associations ?