TPE PME ETI : Tout savoir sur la réforme de la facture électronique
La réforme de la facture électronique va changer la manière dont les entreprises se facturent entre elles. Cette réforme entrera en vigueur courant 2026 pour toutes les entreprises pour la réception de leurs factures fournisseur.
Plus aucune facture échangée entre des entreprises assujetties à la TVA, basées en France ne pourra passer en dehors du dispositif.
Pourquoi cette réforme ?
Cette réforme a été voulue au niveau Européen pour des motifs de compétitivité des entreprises et de finances de l’état.
Lutte contre la fraude
En premier lieu, soyons clairs sur le sujet, la première d’entre elles est la lutte contre la fraude, notamment à la TVA. En Italie, qui a été pionnière sur cette réforme, c’est plus de 2 milliards d’Euros qui sont récupérés chaque année. La France s’attend à des rentrées comparables.
Les mauvaises langues pourront toujours reprocher à l’état d’en vouloir toujours plus, dans les faits, lutter contre la fraude c’est rétablir une égalité de traitement entre les (ex) fraudeurs et les organisations qui respectent les règles, ce qui peut difficilement être critiquables.
Allégement de la charge administrative des entreprises
C’est cette philosophie qui avait prévalu à l’avènement de Chorus Pro pour les administrations. Une facture non structurée coûte en moyenne 10 € de plus à traiter qu’une facture électronique structurée.
En effet, une facture électronique au sens de la réforme transite via un seul canal (pensez à vos mails, courrier, sites web..). Ses données sont comprises sans aucune erreur possible par les logiciels côté client et fournisseur. Le statut de la facture est communiqué en temps réel. Son traitement peut-être réalisé de manière digital, l’accélérant. Tous ces gains, sont autant de bénéfices pour les entreprises qui auront fait les bons choix.
Simplification de la déclaration de la TVA
Une partie des données sera clairement connue de l’administration, ce sans erreur possible, grâce au format structuré. Ainsi, les déclarations de TVA seront préremplies. Toutefois, certains aspects devront être surveillés, notamment pour ce qui concerne les transactions concernées par le e-reporting.
Amélioration de la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises
Si la digitalisation met à disposition du chef d’entreprise les données pour piloter l’activité de son entreprise, il est vrai que la réforme permettra à l’état de disposer des données sur l’activité économique au fil de l’eau et donc d’avoir une meilleure connaissance des impacts macro-économiques immédiats liés à toute source venant l’impacter.
IMPACT ENVIRONNEMENTAL
Il fallait bien qu’on vous parle de l’impact environnemental de la facture électronique chez Digitalsace, compte-tenu de nos engagements sur le sujet. Toutefois, nous ne reprendrons pas à notre compte le discours “mainstream” qui consiste à expliquer de manière ultra simpliste “dématérialiser c’est écologique” en renvoyant à un imaginaire qui veut que ce qui est concret, matériel “pollue” et que l’immatériel l’est totalement (ce qui n’est évidemment pas le cas, les octets étant portés par des tuyaux et stockés sur des supports, fabriqués et alimentés électriquement).
Donc ? Donc on ne peut que vous conseiller de lire notre billet de blog sur le sujet :-)
Les grands principes
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA (redevables ou non) basée en France ou dans les DOM.
L'E-INVOICING
L’e-invoicing est la partie de la réforme à laquelle vous êtes susceptible de penser quand vous entendez “réforme électronique”.
Il s’agit de la génération et de la communication des factures électroniques entre entreprises concernées par la réforme, avec 2 spécificités incontournables :
le format des factures est nécessairement structuré, au choix parmi : Facture-X, UBL ou CII. Aucun autre format (PDF ou EDI) n’est acceptable.
les factures transites obligatoirement par un portail, soit le Portail Public de Facturation, soit un Partenaire Privé de Dématérialisation. Aucun autre mode de communication tant en émission qu’en réception n’est possible.
Les statuts de la facture
Les états des factures devront être déclarés par les parties prenantes et transmises par les plateformes. Les 4 états obligatoires sont les suivants :
« Dépôt » en cas d'acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur ;
« Rejet » par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire si la facture n’est pas conforme ;
« Refus » par le destinataire de la facture ;
« Encaissée », ce statut comprend également les données de paiement.
L'E-REPORTING
l’e-reporting a pour objectif de faire connaître à l’administration toutes les autres transactions (avec des particuliers, à l’international, les notes de frais “personnelles”…).
Il a pour objectif de donner à voir en premier lieu les montants et la TVA facturée, en second lieu les paiements afférents réalisés.
Le calendrier
Dès septembre 2026, la réception des factures au travers des plateformes est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, qu’elles que soient leur taille (micro-entreprise et autoentrepreneurs inclus).
L’émission (e-invoicing) est obligatoire pour les Grandes Entreprises et les ETI (Etablissements de Taille Intermédiaire).
En septembre 2027, l’envoi au format e-invoicing est obligatoire pour tous.
PPF, PDP, OD : Définitions, rôles et enjeux
Définitions
Le PPF
Le PPF, Portail Public de facturation, a vu son rôle réduit fin 2024 suite à une annonce de la DGFIP. Il ne servira plus que d’annuaire et de concentrateur des données fiscales.
Ainsi, le PPF ne pourra plus être un choix (par défaut) pour la transmission des factures entre assujettis.
Les PDP
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un service d’une entreprise privée, immatriculée par l’état pour une durée de 3 ans.
Il est important de noté que ce n’est pas l’ensemble du produit ou du prestataire qui est immatriculé mais bien uniquement le service PDP qui assure la transmission/ réception des factures et des éléments fiscaux à l’administration (via le PPF).
Une PDP permet de communiquer avec les autres PDP pour l’envoi et la réception de factures, et avec le PPF pour interroger l’annuaire et pour transmettre les données fiscales.
A ce jour, une PDP n’a pas obligation de traiter tous les cas d’usage (c’est à dire les cas plus compliqué qu’une commande/facturation/paiement direct entre 2 entreprises).
Chaque PDP est donc libre d’offrir en dehors de sa brique PDP des services complémentaires.
PDP / OD : comment et que choisir ?
En reprenant calmement la réflexion, et en dehors de tout discours marketing qui inévitablement foisonnent, votre décision doit être guidé par 2 fondamentaux :
Quels sont vos flux de facturation?
Inventorier vos flux doit être vos priorité.
Flux sortant : quels sont les typologies de clients que vous facturez (avec ou sans facture) ? Comment ces éléments sont-ils générez aujourd’hui ? Ces transactions sont-elles dans le périmètre e-invoicing ou e-reporting de la réforme ? Ai-je en ma possession de manière structurée les SIRET de mes clients ? Y a-t-il des intermédiaires qui interviennent dans la validation ou le paiement du flux ?
Flux entrants : qui sont mes fournisseurs ? Comment me font-ils parvenir leur facturation aujourd’hui ? Ces transactions sont-elles dans le périmètre e-invoicing ou e-reporting de la réforme ? Y a-t-il des intermédiaires qui interviennent dans la validation ou le paiement du flux ?
Notes de frais : comment sont gérés mes notes de frais ? Comment sont distingués les notes de frais payés par Carte Pro (entrant dans le champ e-invoicing) et celles payées par le collaborateurs (e-reporting)? Quelles traces de ces transactions ai-je ?
Quelles fonctionnalités complémentaires auront un impact positif dans ma structure ?
Ces services d’opérateur de dématérialisation (OD) peuvent être par exemple :
circuits de validation des factures envoyées / réceptionnées mettant à jours les statuts des factures
archivage des documents
conversion de factures PDF en format Facture-X, compatibles avec la réforme
gestion/ conversion de flux EDI en format Facture-X
envois multicanaux en une manipulation : Chorus Pro + PDP (pour les clients en France assujettis à la TVA) + mails ou courriers pour d’autres typologies de clients (international ou particuliers).
constitution de la Piste d’Audit Fiable
comparaison Commandes / Factures côté achat
de capacité de paiement en lot des factures fournisseurs par virement SEPA
…
Donc, quelle plateforme ou opérateur choisir ?
En premier lieu, rappelons les différents choix depuis que le PPF n’en est plus un :
une PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaire, qui n’est autre qu’un opérateur de dématérialisation auquel est adjoint par le même éditeur un service PDP (labellisé par l’état, ce qui n’est pas le cas des autres services du PDP)
tout autre acteur offrant un lien avec une/des PDP, tel qu’un Opérateur de Dématérialisation basé sur une GED ou une solution de comptabilité ou de Gestion Commerciale
C’est donc bien la capacité des offreurs de services (qu’ils soient candidats PDP ou OD) à répondre à vos besoins spécifiques qui doit vous guider dans votre choix (plus l’évidente question du tarif, de sa construction et de sa garantie).
Nous ne pouvons donc que vous conseiller de vous préparer un cahier des charges et de le soumettre clairement aux uns et aux autres.
1/2h pour tracer le chemin vers la solution la plus adaptée pour votre organisation.
La FAQ de la facture électronique
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Si vous ne mettez rien en place (services d’opérateur de dématérialisation lié au PPF ou à un PDP) ou n’en informez pas les autorités, vous serez automatiquement inscrit au Portail Public de Facturation.
Comme il est probable que à ce stade, vous n’aurez rien mis en place, vous devrez l’utiliser de manière autonome en allant chercher vos factures (des GE et ETI) sur le portail “Chorus Pro V2” manuellement et en y déclarant toujours manuellement les statuts de traitement (accepté, refusé, payé..).
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Toutes les entreprises établies en France ou dans les Dom et assujetties à la TVA sont concernées (qu’elles en soient redevables ou pas)
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Les Notes de Frais sortent de l’usage général en raison de l’apparition d’un tiers qui s’intercale entre le fournisseur et le client : le collaborateur d’une entreprise (« tiers payeur ») paye une prestation ou un bien pour le compte de son entreprise.
Cet achat pourra :
soit faire l’objet d’une facture si le collaborateur donne le nom de son entreprise (collaborateur d’un assujetti à la TVA établi en France – B2B) auquel cas le fournisseur devra émettre une e-invoicing (bien prévoir son organisation en ce sens, ce n'est pas ce qu'il y a de plus simple à gérer)
soit, s'il se présente comme un particulier, d'un "ticket de caisse" auquel cas le fournisseur devra déclarer la transaction en "e-reporting" (s'il utilise un logiciel de gestion de caisse celui-ci sera intégré dans le ticket-Z).
Cette situation appelle toutefois des précautions particulières détaillées ici.
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son numéro SIREN ;
la période au titre de laquelle la transmission est effectuée, ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
le cas échéant, la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » ;
la catégorie de transaction : livraison de biens, prestations de services ou opérations mixtes ;
le montant total hors taxe et le montant de la taxe correspondante (par taux d’imposition) ;
le montant total de la taxe due en France (en euros pour les transactions établies en devise étrangère) ;
la devise ;
la date des transactions ;
le nombre de transactions quotidiennes (pour les opérations ne donnant pas lieu à une facture électronique) ;
le numéro de facture (pour les opérations donnant lieu à une facturation électronique).
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le numéro SIREN ;
la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, lorsque cela concerne des opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
la date d’encaissement effectif ;
le montant encaissé, par taux d’imposition de la TVA ;
le numéro de facture (pour les opérations donnant lieu à une facturation électronique).