TPE PME ETI : préparer son projet de facture électronique

La réforme de la facture électronique pour être bien vécue nécessite de s’y préparer en amont. En gérant la réforme de la facture électronique comme un projet, les organisations peuvent bénéficier d'une approche méthodique et structurée pour mettre en place les solutions numériques et digitales nécessaires. Cela leur permettra non seulement de se conformer aux exigences légales, mais aussi d'optimiser leurs processus et de tirer pleinement parti des avantages offerts par la facturation électronique en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d'amélioration de la traçabilité des documents.

L’anticipation de la réforme de la facture électronique est essentielle pour assurer le succès de cette transition vers le numérique.

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1. Réaliser un état des lieux du fonctionnement actuel

Cette étape est primordial et conditionne le bon déroulé du projet.

Factures sortantes (à destination de vos clients)

Le premier sujet à analyser est l’édition de vos factures clients : quel outil génère les factures dans votre entreprise, selon quel process (comment le besoin de facturer est connu), qui saisi, est-ce ressaisi…?

Plusieurs cas de figure se présenteront alors :

mes factures sont éditées manuellement (excel, word, papier)

A ce stade, il convient de paniquer (non c’est une joke).
2 cas de figure :

• Vous n’avez pas trouver chaussure à votre pied (pas de solution de facturation adaptée).
  Honnêtement, peu de chances que la réforme change votre avis sur la question (mais vous pouvez retenter un tour du marché spécialisé ou non sur votre activité).
  Néanmoins, vous pourrez continuer à facturer sous Excel (pour schématiser) et une solution de type Opérateur de Dématérialisation (comme Zeendoc) pourra transformer vos factures “Excel” dans un format compatible avec la réforme (Facture-X) et l’envoyer via les plateformes à vos clients.

• Vous n’avez pas chercher de solution de facturation à date
  Dans ce cas, outre que notre remarque ci-dessus reste valable, vous pouvez vous tourner vers une solution de comptabilité, gestion de trésorerie avec un module de devis/facturation (souple et facile) intégré telle que IPaidThat.

Vous utiliser une / Des solutions de facturation

Quelle est/ sont ces solutions ? Quels volumes de factures génèrent elles ? A destination de quelles types de clients (particuliers, professionnels, internationaux)?

Prenez contact avec votre éditeur et au delà de la réponse basique “oui, nous serons prêt”, demandez lui ce qu’ils prévoient de mettre en place. En quoi consiste sa roadmap :

• simplement à générer des factures à un format conforme à la réforme,

• à les déposer sur le PPF/une PDP,

• à en suivre les statuts en retour (acceptée, refusée, payée…)

• Comment seront gérées les flux de factures destinées à l’international ou à des particuliers (qui devront continuer à être réceptionnées classiquement par mail ou courrier) ?

Factures entrantes (de la part de vos fournisseurs)

De la même manière et pour une mise en application dès 2026, il convient de bien identifier les flux fournisseurs.

• Qui sont mes fournisseurs ?

• Sont-ils français (et impactés par la réforme) ?

• Comment me facturent ils à ce jour (flux mail/papier, plateforme web de téléchargement des factures, ou flux structurés type EDI,..)?

• Comment est-ce que j’en réalise les paiements ?

• Comment sont-elles validées ?

• Comment la comparaison à la commande initiale est-elle réalisée ?

• Est-ce que je réalise bien ma Piste d’audit Fiable ?

Volumes

pour chacune des typologies de documents identifiées sur les deux premiers points, il est important d’identifier l’ordre de grandeur des volumes afférents.

Parties prenantes

 Pour pouvoir impliquer l’ensemble des parties prenantes, il est bon de les identifier, quel que soit leur rôle : comptabilité, RSI, magasiniers, DAF, service achat, ADV, responsable des ventes. Tout ceux qui touchent de prêt ou de loin à la facturation sont concernées. Ne les excluez pas.

2. Se mettre en mode projet

Comme tout projet, il convient de :

Définir les objectifs

Être conforme ou du moins pouvoir continuer à travailler, certes c’est l’objectif numéro 1.

Mais pourquoi ne pas saisir la balle au bon pour digitaliser la partie Finances et bénéficier à plein de la réforme en fluidifiant ou améliorant vos process ?

• circuits de validation numérique

• comparaison commande/factures

• paiement en lot

• export comptable

• rapprochement bancaire

• détection de doublons

• élaboration du e-reporting

IDENTIFIER les risques

Une fois les grands objectifs définis et hiérarchisés, attention à bien identifier notamment dans la gestion des flux les points de frictions éventuels et leur impact dans votre structure (ne pas confondre fréquence et impact d’un risque par exemple).

A ce stade nous vous déconseillons de définir par avance un choix de plateforme : PPF seule probablement pas, OD (connecté au PPF ou à une PDP) ou PDP, en revanche la question est plus subtile que le marketing peut le laisser croire.

Retro-planifier le projet

Avec un minimum de sécurité effectuez un retroplanning amenant à début septembre 2026.

Élaborez un plan global que vous détaillerez plus finement au fur et à mesure de l’avancée des étapes et de la prise d’informations.

Incluez les tâches, les ressources et les responsabilités de chacun.

Rédiger le cahier des charges

Pour rédiger votre cahier des charges, veillez à :

• de pas le rendre plus technique que de besoin en ne présupposant pas les réponses techniques

• identifier les points obligatoires, vivement souhaitables, et ceux qui seraient un plus

• pensez moyen terme

• prenez en compte le périmètre “le plus large possible” autour des flux de facturation (voire plus)

Qui consulter pour aborder la réforme de la facture électronique ?

Vous pouvez consulter des opérateurs de dématérialisation (OD) purs (connectés au PPF et éventuellement à des PDP) et des PDP intégrant ou pas des fonctionnalités d’opérateurs de dématérialisation.

Certains OD intègrent des fonctionnalités qui vont au delà de la gestion des factures (et éléments liés), d’autres pas.

Vous pouvez consulter tant les éditeurs que des partenaires intégrateurs (comme digitalsace).

Un intégrateur, outre son éventuel proximité, peut être plus pointu sur la solution ou être en capacité d’y adjoindre des réponses tierces qu’un éditeur d’offrira pas. Un éditeur lui est à la source de son produit et a probablement plus d’informations notamment sur le “off” (road map, choix stratégiques en cours, partenariat..).

dans tous les cas faîtes vous une idée de ce qui existe et des budgets associés (en faisant attention aux métriques utilisés : facturation à la facture, aux volumes de documents stockés (cumulés) au volume en transit..).

Pour vous aider voici quelques ressources.

Opérateurs de dématérialisation historiques

A tout seigneur tout honneur, le leader du marché français s’appelle Zeendoc, s’adresse aux TPE et PME et est Français 🐓. Cette solution est particulièrement souple et facile à prendre en main en respectant une logique “ancestral” liés au travail du papier. Elle n’en reste pas moins puissante et très adaptée aux besoins sur notre territoire.

Deux de ces principaux concurrents, quoi que positionnés sur la PME/ETI, sont Docuware et OpenBee.

De nombreuses autres solutions existent plus ou moins bien positionnées sur la gestion de la facture : Eukles-Docaposte, Moovaps, Everial…