Quelle est la meilleure GED pour les PME ?
La gestion électronique des documents (GED) a longtemps été perçue comme une solution d’archivage numérique. Pourtant, elle va bien au-delà : c’est un véritable outil de gestion de processus qui transforme la manière dont les PME travaillent au quotidien. En simplifiant les tâches administratives, en automatisant les workflows et en devenant un assistant intelligent pour les collaborateurs, une GED peut révolutionner la productivité et l’efficacité d’une entreprise.
Dans cet article, nous explorons les principales solutions du marché, notamment Zeendoc, DocuWare, M-Files, Open Bee, Therefore, IndexWare, EZGED, et Eukles, afin de vous aider à choisir celle qui accompagnera votre entreprise dans sa transformation numérique.
Pourquoi une GED est bien plus qu’un simple stockage numérique ?
Aujourd’hui, une GED ne se limite pas à la numérisation des documents et à l’archivage électronique. Elle devient un pilier central de l’optimisation des processus métiers grâce à :
L’automatisation des tâches répétitives : Classement des factures, suivi des approbations, rappels automatiques.
La collaboration fluide : Partage sécurisé et suivi des versions en temps réel, même à distance.
L’intelligence intégrée : Recherche rapide et gestion basée sur des métadonnées, réduisant les pertes de temps.
Un assistant pour les équipes : La GED ne se contente pas d'archiver, elle guide les utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes, simplifie les décisions et améliore la satisfaction des employés.
En outre, l’intégration de systèmes de cloud computing (ou solutions SAAS) offre une sécurité des données accrue, ainsi qu’une gestion facilité des accès aux documents permettant d’assurer plus facilement la conformité RGPD.
Comparatif des meilleures GED pour PME : vers une gestion simplifiée et intelligente
1. Zeendoc : L’assistant digital simple et performant
Points forts :
Solution française conçue pour les PME.
Interface intuitive, facile à adopter par les équipes.
(Semi-)Automatisation de tous les processus administratifs courants : précomptabilité, analytique, lien avec ERP, envoi multicanal de factures (email suivis, Chorus Pro, courrier + facture-X et PDP à venir), gestion RH, Bulletins de Salaire électronique, contrats et signatures électroniques, gestion du courrier.
Hautement paramétrable
Hébergement sécurisé en France, conforme au RGPD.
Tarif non piégeux (facturation au flux et non au volume de data archivé, nombre d’utilisateurs illimités)
Points faibles :
Ne permet pas de gérer de versionning réel en dehors des fichiers Microsoft 365.
Les workflows bien que déjà avancés ne permettent pas certains traitements complexes
Pour qui ? Les PME cherchant une solution accessible qui devient rapidement indispensable au quotidien.
2. DocuWare : L’expert des workflows avancés
Points forts :
Automatisation des processus complexes, notamment pour la comptabilité et les ressources humaines.
Gestion collaborative des tâches avec suivi en temps réel.
Intégration fluide avec les principaux ERP et CRM.
Points faibles :
Prise en main relativement complexe, interface surchargée
Ecart entre l’objet technologique et les capacités réelles (pas de gestion d’objet non documentaire par exemple)
Pour qui ? Les entreprises sensibles aux interfaçages API et à des interfaces techno.
3. M-Files : L’ERP documentaire
Points forts :
Gestion de documents et d’objets non documentaires (société, produits, normes, référentiels, contacts…) offrant des capacités de traitement bien plus larges qu’une simple GED
Création de documents Office et .dwg basés sur les métadonnées
IA puissante pour automatiser la classification et la recherche.
Portail externe Hubshare décuplant la puissance de l’outil
API et possibilités de développement avancés
Points faibles :
Peu paraître complexe au premier abord (même si compte tenu des services rendus, c’est une impression)
un choix louable de privilégier la liberté d’intégration plutôt que d’inclure nativement celles-ci
Pour qui ? Les entreprises souhaitant une GED capable de s’adapter à leur manière unique de travailler et souhaitant rationnaliser au maximum les outils.
4. Open Bee : La collaboration et le partage avant tout
Points forts :
Forte orientation sur le travail collaboratif, y compris à distance.
Tableaux de bord clairs pour gérer les flux documentaires.
Mise en avant de la communication interne grâce à des fonctionnalités intégrées.
Points faibles :
Quelques lacunes dans les intégrations limitant leur intérêt
Des tableaux de bord trop présents?
Pour qui ? Les PME qui priorisent la collaboration entre équipes et partenaires externes.
5. Therefore : La modularité au service de vos besoins
Points forts :
Solution tout-en-un pour la gestion, l’automatisation et l’archivage des processus métiers.
Compatible avec les scanners professionnels pour une intégration directe.
Focus sur la sécurisation des documents sensibles.
Points faibles :
Des intégrations pas toujours abouties (envoi des bulletins de salaire par exemple)
Solution assez rigide dans l’esprit
Pour qui ? Les entreprises en forte croissance, cherchant une solution adaptable à leurs nouveaux besoins.
7. EZGED : L’essentiel sans compromis
Points forts :
Outil minimaliste conçu pour les petites structures.
Classement, recherche et partage sans complexité superflue.
Tarifs compétitifs pour les entreprises en phase de démarrage.
Points faibles :
Solution assez limitée
Pour qui ? Les petites entreprises ou startups souhaitant se lancer dans la GED sans alourdir leur organisation.
8. Eukles : La sécurité au cœur de votre gestion
Points forts :
Archivage légal conforme aux normes européennes.
Data centers certifiés garantissant une sécurité maximale.
Fonctionnalités avancées pour les secteurs réglementés (santé, finance).
Points faibles :
Une GED encore basée sur le classement documentaire
Pas de technologie avancée intégrée ni intégrable (LAD RAD, IA…)
Pour qui ? Les entreprises traitant des données sensibles ou ayant des exigences strictes en matière de conformité.
Comment choisir la GED adaptée à votre PME ?
Identifiez vos objectifs principaux :
Automatisation des processus ? Lesquels ?
Collaboration accrue ? Temps réel (co-édition) ou différée (workflows de validation automatisés, note, accès aux mêmes versions…)
Sécurisation des données et des accès ?
Considérez l’intégration avec vos outils existants : chaque GED possède ses propres capacités à mettre en œuvre un interfaçage avec votre ERP, CRM, Microsoft 365, vos bases de données etc..
Évaluez l’ergonomie : Une bonne GED doit être facile à prendre en main, même pour des équipes peu technophiles, afin que l’expérience utilisateur soit fluide et l’adoption facilitée
Testez avant d’acheter : Presque toutes les solutions proposent des démonstrations ou versions d’essai gratuites.
Quelles fonctionnalités clés devez-vous rechercher dans un logiciel de GED ?
Coté capture de l’information : LAD/RAD, OCR, IA, REGEX, développements ?
Typologie de documents (PDF, Office, Emails, autres?), natifs, convertis en PDF; visionneuse ou édition possible facilement à partir de la GED ?
Capacité à mettre en oeuvre des workflows simples, ou complexes ? à enchainer des circuits ?
Capacité à intégrer des objets non documentaires en référentiel (sociétés, contacts, normes, produits, etc…) et à les faire évoluer ou les traiter dans des workflows
Modèles de documents et génération de documents
Formulaires web
Automatisations intégrées administratives (facturation, précomptabilité, réforme de la facturation électronique, envoi de courriers, bulletins de salaire dématérialisés..)
Quel est le coût moyen d'une solution de GED pour une PME ?
Le coût d’une solution de GED dépend de plusieurs paramètres qu’il convient de bien apprécier. Il se décompose dans tous les cas entre une prestation initiale (intégration, développement spécifique, etc…) de quelques milliers à une bonne centaines de milliers d’euros (rare) et d’abonnements récurrents. Les métriques régissant ces derniers doivent être bien compris et appréhendés afin d’éviter les mauvaises surprises. Certaines solutions peuvent s’avérer beaucoup plus chères qu’anticiper. Le budget récurrent va de 200 à plusieurs millers d’euros par mois selon la solution, le périmètre, le volume de données ou le nombre d’utilisateur… et la solution!
Nos consultants sont là pour vous guider.
Conclusion : La GED, votre alliée du quotidien
Choisir une GED, c’est offrir à votre PME un outil qui ne se contente pas de stocker des documents, mais qui simplifie les processus, libère du temps pour les équipes et devient un véritable assistant intelligent.
Si vous recherchez une solution intuitive et rapide à déployer, Zeendoc s’impose comme un choix évident.
Pour des besoins complexes en matière de workflow, DocuWare ou M-Files sont d’excellentes options.
Enfin, pour des secteurs sensibles ou fortement réglementés, Eukles garantit une sécurité optimale.
Avec une GED, votre entreprise gagne en efficacité, vos collaborateurs en sérénité, et votre productivité atteint de nouveaux sommets. Le futur du travail est là, à portée de clic.
