Quelle GED choisir ?
La transformation digitale des entreprises les conduit rapidement à s'orienter vers l'utilisation d'une GED. Il existe effectivement de nombreux avantages aux GED : sécurité documentaire, automatisation des workflows, réduction de la paperasse et des coûts, alliées de la conformité RGPD, sécurisation des contrôle d'accès, etc...
En tant que dirigeant ou responsable de département, vous vous demandez certainement comment choisir votre logiciel GED ?
Si vous cherchez un comparatif des logiciels GED, vous pouvez consulter notre article dédié.
Sinon voici quelques éléments utiles et bases de réflexions :
Quels critères utiliser pour choisir un logiciel de GED ?
Un système de gestion documentaire doit répondre à plusieurs critères. Ces critères doivent être pondérés fonction de votre organisation et de vos attentes propres.
Coût d'intégration
Coût d'abonnement à court et moyen terme (attention aux effets de seuil liés aux tarifs basés sur les volumes de data archivés lors de stockage cloud )
Facilité de mise en œuvre
Ergonomie de la solution de GED avec une interface utilisateur intuitive
Stabilité de la solution
Editeur ayant "pignon sur rue", réactif avec un support client joignable même si vous passez par un intégrateur
Evolutivité de la solution
Quelles fonctionnalités sont essentielles dans un logiciel de GED ?
Un logiciel de gestion électronique de documents doit vous permettre d'améliorer votre productivité, de sécuriser votre patrimoine, de faciliter votre conformité réglementaire (RGPD, qualité, ...) et enfin d'exploiter vos données.
Selon vos axes prioritaires, vous apprécierez différemment les multiples fonctionnalités des GED
Une GED intervient parfois pour facilité la génération du document (M-Files par exemple), ou une fois la numérisation des documents effectuée.
Les principaux avantages des GED sont les suivants :
classement automatisé idéalement basé sur des index, parfois dénommé scannérisation intelligente
moteur de recherche avancé, souvent plein texte, associé à une OCR qui reconnait tous les caractères et mots des documents
collaboration en ligne facilitée
workflow personnalisables
accessibilité mobile (télétravail, mobilité)
historique des versions (versionning), même si tous ne se valent pas
traçabilité des actions (plus ou moins facile à accéder)
partage de fichiers sécurisé avec l'extérieur
Quels sont les avantages de passer à une GED pour les entreprises ?
Une solution de GED ne se limite pas à un archivage électronique. Une GED est un assistant du quotidien qui va seconder les collaborateurs dans leurs tâches administratives : rappels, pré comptabilité, automatisations diverses .
A ce tire les intégrations avec des systèmes existants (les vôtres ou des systèmes publiques tels que ChorusPro ou les plateformes PDP) permettent une véritable optimisation de la productivité.
Quelles sont les erreurs à éviter lors du choix d'un logiciel GED ?
Avant tout, vous devez vous sentir en confiance avec votre interlocuteur, l'intégration, l'accompagnement, les modes de déploiement étant souvent des facteurs essentiels de la réussite d'un projet.
Ne choisissez pas une GED sans la tester avec vos documents surtout si des automatisations sont prévues
Ne souscrivez pas sur une durée trop longue au départ, encore moins avec un intermédiaire financier
Mettez vous dans la peau de vos utilisateurs les plus basiques : l'adoption d'une GED c'est comme la sécurité, elle est égale à celle du maillon le plus "faible". Il suffit d'une personne qui ne s'y fait pas, pour faire capoter un projet
Quelle est l'importance de la sécurité dans la gestion des documents ?
Les documents selon leur contenu sont soumis à différentes réglementations liées au droit commercial, civil, au RGPD, au respect de normes etc...
Une GED peut permettre de faciliter et sécuriser les accès en les rendant dynamiques sur les métadonnées et en limitant le hacking (moins fréquent que sur des environnement de fichiers classiques).
Elle permet également de mieux sécuriser les informations par une politique de sauvegarde et de sécurité centralisée.
Comment évaluer le retour sur investissement d'une solution GED ?
Une GED va permettre de soulager vos collaborateurs sur un certain nombre de tâches rébarbatives et chronophages.
Ce faisant, elle leur libérera du temps pour réaliser des actions à plus fortes valeurs ajoutées.
Une GED va permettre d’exécuter des travaux plus complexes avec plus de ponctualité, moins de ratés, plus de rigueur.
Tous ces éléments sont des gains chiffrables immédiats.
Par ailleurs, la GED en améliorant la sécurité évite des écueils qui peuvent couter cher. Enfin, la gestion du personnel peut s’en trouver facilitée tant pour les personnels actuels (travail plus intéressants) que pour les recrutements futurs.
Enfin, la GED valorise votre entreprise en cas de revente totale ou partielle de vos activités.
