envoyez vos factures en lot quelque soit le canal d’envoi

Vos bénéfices :

  • Gagnez du temps

  • Améliorez le suivi de vos envois

  • Facilitez les relances de paiement

    tout ça sans changer (ou acquérir un ERP) : c’est possible

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Vous envoyez vos factures par mail une par une depuis votre ERP ?

Les rôles d’un ERP sont multiples : parmi ceux-ci celui d’éditer les factures. Ce rôle est évidemment crucial pour votre entreprise.

Fréquemment, les ERP ne permettent l’envoi d’une facture par mail que facture par facture, au moment de leur édition. Ce fonctionnement est long et fastidieux.

Vos clients sont aussi des organismes publiques ?

Depuis la réforme de la facturation électronique pour les collectivités, vous devez déposer vos factures à destinations des collectivités sur le portail Chorus Pro.

Vous identifiez les factures concernées et les déposez manuellement sur Chorus Pro, une par une. Ce process est chronophage et peu valorisant.

Certains de vos clients exigent encore un envoi papier ?

Vous imprimez, mettez sous pli, affranchissez, payez soit la collecte du courrier, soit la location d’une machine à affranchir ?

Vous avez des difficultés à suivre vos paiements et relances ?

Une fois vos factures émises et envoyées à vos clients, plusieurs questions se posent à vous :

  • votre facture est-elle réceptionnée ?

    • Si vous identifiez en amont que ce n’est pas le cas, vous pouvez agir en conséquence

  • Le document a-t-il été consulté ?

    • Si votre facture n’est pas consultée (X jours avant) l’échéance, il y a de forte chance qu’elle ne soit pas payée dans les temps. Anticipez!

  • La facture est-elle payée (avant ou quelques jours après) l’échéance ? Si ce n’est pas le cas agissez!

    • Envoyez vos relances de paiement (semi-)automatiquement pour recouvrer vos factures plus rapidement.

    • Identifiez les clients qui paient de manière récurrente en retard

    • avec ces données prenez les bonnes décisions.

  • Envoyez toutes vos factures par mail, sur chorus et par courrier , tout cela simultanément, en 3 clics.

    Vous disposez, en prime, du suivi de bonne réception voire de lecture du document.

    Que de temps gagné!

  • Visualisez facilement les prélèvements à saisir, les paiements non réceptionnés.

    Envoyez vos relances par mail ou courrier avec un contenu dynamique lié en 3 clics.

    Efficacité, quand tu nous tiens!

  • Vous recherchez une facture ? client, date, référence, montant et même contenu (quand avons-nous facturé le produit xytb pour la dernière fois).

    Toute cela est possible, visuel, très simple, sans accès à la comptabilité!

  • Vous souhaitez savoir combien vous avez facturé à tel client, sur telle période, s’il est à jour de ces paiements ou autre, vous pouvez extraire et exporter les données en fichier excel directement utilisables, sous forme de tableaux de bord express.

    Mais que c’est simple et souple!

  • Vous souhaitez mettre à disposition de vos clients vos factures, ce de manière automatique, sans même avoir à y penser. La solution Zeendoc va vous permettre de reconnaitre le contenu de vos documents formatés et d’ouvrir autant d’accès que vous le souhaitez gratuitement à vos clients, de manière illimitée.

C'est quoi la PAF (piste d'audit fiable) ?

LISTE NON EXHAUSITVE d’ERP qui permettent pas ou difficilement d’envoyer des factures en lot

Cette liste est établie au fur et à mesure des cas que nous rencontrons. Chaque cas étant particulier, il est possible que votre ERP similaire puisse lui permettre la manipulation.

  • WaveSoft (nécessite un module supplémentaire)

  • Agate (logiciel scolaire)

DOSSIERS CLIENTS

La relation client, en B2C comme en B2B évolue : la signature électronique est largement acceptée, l’envoi par mail des factures également.

Nos solutions permettent de gérer ces process le plus simplement possible et en les intégrant dans un espace documentaire sécurisé.

Ainsi, vous allez pouvoir envoyer toutes vos facutres clients en 1 clic, en format papier (finit la corvée de la mise sous pli), électronique (mails), et chorus (pour les collectivités).

Vous disposerez de la même manière d’un outil fiable et facile pour générer la signature électronique de vos contrats et SEPA, accélérant ainsi le processu de contracutalisation et facilitant les paiements.

Tous les documents ainsi générés sont automatiquement indéxés, archivés et sécurisés. Ils sont retrouvables en quelques secondes sur la base des critères qui vous intéressent (client, date d’émission de signature, d’envoi, mode d’envoi, mots clés, ….)