Révolutionnez votre façon de gérer vos documents avec M-Files
La solution de gestion de contenus de référence, flexible et intuitive.
Découvrez une approche novatrice permettant une vision intelligente à 360° de vos informations qu'elles soient contenues ou non dans M-Files.
M-Files : vue d’ensemble
M-Files est une solution conçue pour aider les entreprises à gérer leurs documents, données et informations d'une manière plus efficace et sécurisée. Contrairement aux GED (gestion électronique des documents) traditionnelles, M-Files ne repose pas sur des dossiers et des hiérarchies de fichiers rigides. Au lieu de cela, M-Files utilise une approche basée sur le contenu qui permet aux utilisateurs de trouver, d'organiser et de partager rapidement les informations dont ils ont besoin.
La puissance de M-Files repose sur son système de métadonnées, l’adaptabilité de son système d’automatisation de processus, et ses capacités d’intégration.
Grâce à ces fonctionnalités, M-Files peut aider les entreprises à améliorer leur productivité et leur conformité tout en réduisant les coûts et les risques liés à la gestion des informations.
Que ce soit pour la gestion de documents, ou de données métiers, pour l’automatisation des processus ou pour la conformité réglementaire, M-Files est la solution idéale pour les entreprises exigeantes de toutes tailles et de tous secteurs.
En utilisant M-Files, les entreprises peuvent améliorer leur façon de travailler, en adoptant une approche plus intelligente et plus efficace pour la gestion de leurs informations.
M-Files : des avantages structurels
Une gestion complète et agile des documents et d’objets non documentaires
Une automatisation et une structuration de vos processus (qualité, RH, achats, ventes, gestion de véhicules, maintenance..)
Solution totalement personnalisable et adaptable
Capable de couvrir tous les métiers des organisations
Solution ouverte sur vos outils métiers (ERP, M365, SalesForce, répertoire réseau, portail externe, etc..)
Gestion de documents et d’objets leur apportant du contexte et du lien
Des bénéfices bien réels
Fin des silos d’information
Partage de l’information en temps réel en interne voire en externe
Processus exécutés parfaitement et facilement, des plus simples au plus complexes
Point unique de gestion de l’information
Fonctionnalités
M-Files offre une large gamme de fonctionnalités pour aider les entreprises à gérer leur contenu de manière plus efficace.
Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes de M-Files :
Gestion de contenu basée sur les métadonnées : M-Files utilise une approche basée sur les métadonnées pour organiser et classer les documents. Cela permet aux utilisateurs de trouver facilement les informations dont ils ont besoin sans avoir à naviguer dans des structures de dossiers complexes.
Automatisation des processus : M-Files permet d'automatiser les processus métier en utilisant des workflows personnalisables. Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail pour gérer les processus métier, tels que l'approbation de documents ou la gestion des contrats.
Intégration avec d'autres systèmes : M-Files peut s'intégrer facilement avec d'autres systèmes, tels que les outils de productivité bureautique, les systèmes CRM et ERP et les systèmes de comptabilité. Vos collaborateurs disposent ainsi d’un point d’accès unique à toutes leurs informations et celles-ci sont parfaitement synchronisées.
Classement et recherche intelligents : M-Files s’appuient sur des technologies novatrices pour classer automatiquement ou suggérer des métadonnées aux utilisateurs en prenant en compte le contenu des documents et/ou leur source. Les fonctionnalités avancées de recherche reposent sur des capacités de langage naturelle évoluée permettant aux utilisateurs de formuler leurs requêtes intuitivement.
Sécurité avancée : M-Files offre une sécurité avancée pour protéger les données sensibles. Les utilisateurs peuvent configurer des niveaux d'accès pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents.
Ces fonctionnalités aident les entreprises à gérer leur contenu de manière plus efficace en simplifiant les tâches de gestion de contenu et en permettant aux utilisateurs de trouver facilement les informations dont ils ont besoin. La page pourrait également inclure des sous-sections pour décrire en détail chaque fonctionnalité et donner des exemples d'utilisation pour montrer comment ces fonctionnalités peuvent aider les entreprises à améliorer leur efficacité et leur productivité.
Avantages
En utilisant M-Files, les entreprises bénéficient de nombreux avantages :
Gain de temps : M-Files permet de trouver rapidement les informations dont on a besoin, ce qui réduit le temps passé à chercher des documents. De plus, la fonctionnalité d'automatisation des processus permet de gagner du temps sur les tâches répétitives, telles que la gestion des approbations de documents.
Collaboration améliorée : M-Files permet une collaboration efficace entre les employés en facilitant le partage de documents et en offrant des fonctionnalités de commentaires et de révisions. Les employés peuvent travailler ensemble sur un document en temps réel, sans avoir à s'inquiéter de la version la plus récente du document.
Meilleure gestion de la conformité : M-Files permet de gérer les documents en conformité avec les réglementations et les politiques de l'entreprise. Les fonctionnalités de sécurité avancée garantissent que les documents sont stockés de manière sécurisée et que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.
Réduction des coûts : En utilisant M-Files, les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la gestion de contenu en automatisant les tâches et en réduisant le besoin de stockage de documents physiques.
Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales et de fournir un meilleur service à leurs clients. Avec M-Files, les entreprises peuvent avoir l'assurance que leur gestion de contenu est entre de bonnes mains et qu'elles sont prêtes pour l'avenir.
Gardez votre entreprise à portée de main avec M-Files!
Vous êtes-vous déjà demandé comment vous pourriez gérer efficacement tous vos documents et informations au sein de votre entreprise? Ne vous inquiétez plus, M-Files est là pour vous aider! Laissez-moi vous présenter cette solution révolutionnaire qui va révolutionner votre façon de travailler.
Proximité avec vos données
Avec M-Files, vous n'aurez plus jamais à chercher désespérément un fichier ou à fouiller dans d'interminables dossiers physiques. Tous vos documents seront organisés et accessibles via une plateforme unique.
Imaginez, toutes vos informations à portée de main, en quelques clics seulement!
Fini les pertes de temps et les frustrations, vous pouvez enfin vous concentrer pleinement sur vos tâches importantes.
Simplicité d'utilisation
Pas besoin d'être un expert en technologie pour utiliser M-Files.
Cette solution intuitive et conviviale est conçue pour faciliter votre travail au quotidien.
Vous pouvez créer, modifier et partager des documents en toute simplicité, sans avoir à vous inquiéter de leur emplacement ou de leur version.
Vous et votre équipe pouvez collaborer en temps réel, en améliorant ainsi la productivité et l'efficacité de votre entreprise.
Sécurité des données
Nous comprenons à quel point la sécurité de vos données est importante pour vous et votre entreprise.
C'est pourquoi Digitalsace met tout en œuvre pour protéger vos informations sensibles.
Vos documents sont cryptés et sauvegardés régulièrement afin que vous puissiez avoir l'esprit tranquille.
De plus, vous pouvez définir des autorisations d'accès personnalisées pour chaque utilisateur, garantissant ainsi que vos données restent confidentielles et réservées aux personnes autorisées.
Mobilité
la solution M-Files qu’elle soit hébergé chez vous ou en cloud et accessible de partout de manière sécurisée. En outre, le mode Off-Line vous permet d’emmener facilement vos données avec vous partout.
Personnalisation selon vos besoins
Chez Digitalsace, nous comprenons que chaque entreprise a des besoins spécifiques.
C'est pourquoi notre solution est entièrement personnalisable pour s'adapter parfaitement à vos processus métier.
Vous pouvez créer des flux de travail automatisés, définir des alertes et des rappels personnalisés.
Une solution simple pour l’intégralité du cycle de vie d’un document
M-Files offre un fonctionnement intégré permettant de gérer tous les documents et de les faire vivre, comme on le ferait depuis un explorateur classique.
Notamment, M-Files permet l’édition native des documents dans les logiciels présents sur le poste, y compris de manière collaborative dans Microsoft 365.
🍒 sur le gâteau, M-Files conservera l’intégralité des versions de chacun des documents afin de vous permettre de remonter dans le temps et corriger une erreur, revenir à une ancienne version ou simplement l’exploiter à nouveau.
Bien évidemment M-Files est exploitable également sous MAC ou autre environnement via l’accès web et sur Smartphone via l’application dédiée.
Une GED pour quoi faire ?
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Vous avez des besoins de suivi de vos clients (ou partenaires/ membres) et de votre relation commerciale : gestion des sociétés, des contacts, des affaires, des appels, des devis/offres à réaliser ou relancer, … Une solution d’ECM telle que M-Files est une réponse de bon niveau en tant que CRM qui va vous permettre d’y intégrer des documents, d’y développer des process sur mesure, d’être en conformité avec le RGPD, etc…
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La Gestion de la qualité requiert un ensemble de processus et leur parfaite exécution d’une part. Dans un certain nombre de cas, ces processus peuvent être digitaliser afin d’assurer leur parfaite exécution selon vos demandes. D’autre part, la gestion de la qualité requiert la rédaction de bases documentaires des processus, leur diffusion et les attestations de consultations des différents collaborateurs avec des intervalles de temps périodique (souvent 1 an) de récurrence. Un système de gestion de l’information permet de mettre ces procédures spécifiques en place de façon à automatiser et cadencer ces différents aspects liés au management de la qualité, transformant votre ECM en SMQ
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Si vous traitez de nombreuses données personnelles (adresses, email, téléphones, bulletins de salaires, cartes de SECU, CNI, données bancaires, etc…), vous savez que vous êtes tenus à 2 obligations principales : en limitant l’accès stricte aux personnes “ayant-droit” (et donc aussi en empêcher le vol), et limiter leur durée de vie ou de conservation selon les besoins réels. A nouveau, une solution de GED / ECM va vous faciliter grandement les tâches Elle va détecter une bonne partie des documents et index contenant de la données personnelle et appliquer automatiquement les droits nécessaires fonction de la personne concernée, de son profil, du type de documents, etc… EN outre, elle va permettre au travers de la gestion digitale des process (workflows) de faire évoluer les statuts de visibilité des données en question, et en fin de vie (conditionnelle selon le statut de la personne concernée, etc…) d’archiver ou détruire les données en question.
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Gérer des projets requiert une gestion de tâche, c’est à dire une gestion temporelle, une gestion du “qui fait quoi”, et une gestion de “que faire”. Chaque tâche devant engendrer ou libérer seule ou à plusieurs les suivantes etc…
L’ensemble peut évidemment être décomposé en autant de sous-projets que nécessaire.
Une solution de GED avancée permet de gérer ces différents éléments et de les faire vivre ensemble en les mettant en correspondance. C’est un vrai allié de votre organisation et votre GED devient une aide à la gestion de projet.
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Il est communément présenté qu’une bonne gestion documentaire permet d’améliorer la relation client en permettant aux collaborateurs d’accéder plus facilement à l’information et donc de répondre plus rapidement aux demandes clients.
Les solutions ECM (Electronic Content Management) telles que M-Files offrent la possibilité de gérer tous les types de documents nativement, en fonction de leur contenu et sur l’ensemble de leur cycle de vie.
M-Files base son organisation sur le contenu de vos documents.
La gestion des informations par contenu : propulsez votre gestion informationnelle dans une autre dimension.
Demandez-vous : “Qu’est ce que ce document ?”
et renseignez les champs spécifiques à votre organisation (C’est un contrat / Avec quel client ? / Pour quel projet ? / Quelle est la date de signature ? / Quelle est la date de fin de validité?)
ou bénéficiez des technologies d’Intelligence Artificielle pour vous suggérez les valeurs des champs
Découvrez l’information selon votre besoin (qui est différent ce celui de votre patron ou d’un autre service).
de manière très précise (les contrats des clients dont je gère un des projets et qui sont à l’étape de validation “signé”)
avec une navigation d’un ‘objet’ à un autre aisée
Assurez une exécution parfaite de vos process grâce au workflow ultrapuissant :
étapes, sous tâches, workflows imbriqués
délégation
maîtrise du temps
actions cycliques
versionning
traçabilité intégrale
gestion des droits, des données présentées etc.. fonction des étapes du WF.
Organisation des informations simplifiée
Organisation dynamique des informations grâce à des vues personnalisables à l’infini
Intelligence Artificielle permettant d’indexer les documents de manière semi-automatisée
Recherche accélérée
moteur de recherche intégrant des outils de compréhension linguistique et des filtres avancés
versionning des documents permettant et d’historiser l’intégralité des versions et de trouver la dernière
Gestion d’objets métiers
(clients / partenaires, contacts, produits, projets…) offrant une navigation intuitive et contextualisée aux informations
soit synchronisés avec vos outils en place
soit créés dans M-Files et permettant de les gérer en tant que tel (M-Files peut ainsi devenir votre CRM par exemple)
Capacité à centraliser les informations où qu’elles soient
lecteurs réseaux
Drive Microsoft et Google
Au sein de M-Files
Intégration de Bases de données
et à intégrer les vues documentaires dans vos outils quotidiens
Microsoft Teams
SharePoint
SalesForce
Création des documents
la création d’un document s’effectue naturellement sur la base de modèles de documents accessibles
selon la typologie de document choisie (un rapport, une offre commerciale, etc…)
depuis l’objet ou l’étape de workflow en cours (création de la réponse à un courrier depuis l’étape “répondre” dans un workflowde courrier par ex.)
toutes ces possilités facilitent la création des documents sur la base de modèles communs à tous et facilement administrables.
Gestion des tâches
Assignation à la volée
Notifications paramétrables
Workflows des plus simples au plus complexes
Alertes sur documents approchant leur date de validité
Signature électronique
disponible directement depuis M-Files
intégrable à un process de workflow, comme finalité, étape, ou point de départ
classification automatique après signature
Intégrez un portail client complètement imbriqué à votre GED
un intranet puissant & des extranets pour chacun de vos clients/projets/membres
Chacun de ces espaces pourra intégrer :
une GED (versionning, annotations puissantes, édition dans Microsoft office ou 365…)
une solution de gestion de projets transverse (tags, catégories, assignation, vues Kanban, TimeLine…)
des formulaires avancées et leur tableaux de suivi/ réponse associés
un réseau social en interaction avec ces modules
un ou des tableaux de bords à base de widget personnalisables (synthèse des modules 👆, contenus spécifiques html/iframe (images, vidéos, site externe, fil d’actualités…)
C’est une solution idéale pour animer une communauté et - ou centraliser les échanges avec un client ou sur un projet.
🍒sur le 🎂 : Hubshare s’interface nativement avec M-Files pour :
combiner la puissance d’une solution de gestion de contenus et d’une digitale workplace ouverte
mettre à disposition nativement des documents dans vos espaces externes sans manipulation superflue
permettre à des externes de déposer, modifier, ajouter des index à des documents dans votre GED.
et bien d’autres possibilités à découvrir!
Le miracle de l'indexation
M-Files ne définit pas un document par son nom et son classement, mais par une série d’index de différents types : listes déroulantes, dates, textes libres, étapes de traitements ou du cycle de vie, mais aussi objets (clients, produits,…).
2 avantages majeurs à ce fonctionnement :
1️⃣la présentation de “l’arborescence” est personnalisable pour chaque service. Cela permet de coller aux besoins et la logique propre à chaque département de l’entreprise.
2️⃣les informations sont contextualisées et vous pouvez naviguer facilement au sein de votre patrimoine informationnel dans lequel chaque information est reliée de manière logique aux autres.
Une vue unique pour toutes les données
M-Files s’interface avec quantités de solutions dont vos lecteurs réseaux, offrant ainsi un point d’accès unique à l’ensemble de vos données même celles qui ne sont pas encore catégoriser dans M-Files. la reprise d’historique est ainsi extrêmement facilitée et peut être réalisée au fil de l’eau.
M-Files s’interface également nativement avec Microsoft 365, Google Workspace, votre ERP, CRM (Salesforce notamment) et vos différents supports de stockage.
M-Files est capable de présenter vos documents contextualisés dans Microsoft Teams ou Sales Force par exemple.
Les circuits de traitement (workflows)
Le respect de vos process est important. Leur déclinaison en digital permet :
de les décrire précisément et d’en découvrir les éventuels points faibles
de les exécuter parfaitement dans une logique d’excellence opérationnelles
de tracer toutes les actions
d’automatiser ou d’accompagner les utilisateurs dans la réalisation d’un certain nombre de tâches.
Les workflows de M-Files peuvent décrire des process simples ou complexes, en imbriquer plusieurs et permettent de générer de manière automatisée des actions multiples (tâches, information, modifications des fiches de métadonnées, états, statuts, création de documents, etc…)
Manipulez vos fichiers naturellement et bénéficiez de toute la puissance de M-Files
Versionning & intégration native à vos logiciels
Quel que soit le document, vous pourrez l’ouvrir sans modifier vos habitudes, le modifier dans l’application puis l’enregistrer “comme si de rien n’était” : il restera à jour dans votre GED et l’ensemble des versions précédentes seront consultables et restaurables si besoin.
la puissance des vues (arborescences virtuelles)
Au sein de votre solution de gestion de contenus, intégrer et manipuler tous types de documents, et toutes les sources documentaires.
Chaque vue permet de visualiser les mêmes documents selon le contexte propre à l’utilisateur facilitant le travail quotidien, le cheminement intellectuel entre contenus, et la recherche.
Objectif : vous faire passer de 🤦♀️ à 😎