Documentation de la Piste d'audit fiable (PAF)

Pour qui ?

Les entreprises qui ne sécurisent pas leurs factures émises ou reçues à l'aide d'une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié ou d'un système fiscal spécifique « EDI » (Echange de données informatisées), doivent mettre en place une documentation reprenant les contrôles documentés et permanents permettant de démontrer l'existence d'une Piste d'audit fiable (PAF) entre une facture et l'opération économique sous-jacente (art. 289 VII 1° du Code général des impôts). Attention, cette obligation s'applique aux factures au format papier et aux factures au format PDF (ou autre formats électroniques images).

Pourquoi ?

La documentation de la piste d'audit fiable est devenue un enjeu majeur lors des contrôles fiscaux français. L'administration intensifie actuellement le contrôle de cette obligation, en requérant des entreprises qu'elles lui fournissent leur documentation de piste d'audit fiable (ou communément appelée documentation des « Cepaf - Contrôles établissant la piste d'audit fiable », par l'administration fiscale) au début de la majorité des vérifications de comptabilité.

Pour tous les contrôles fiscaux, les contribuables doivent en effet assurer la traçabilité de leurs flux de facturation et mettre en place des contrôles documentés et permanents démontrant l'existence d'une piste d'audit fiable pour les factures entrantes et sortantes dès lors que ces dernières ne sont pas sécurisées avec une signature électronique ou un EDI fiscal.

La piste d'audit fiable et les contrôles qui y sont relatifs permettent à l'administration fiscale de parcourir le cycle de vie d'une transaction, du début à la fin, afin de s'assurer qu'aucune fraude n'a été commise et que la transaction a été effectuée conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Traçabilité des flux

La piste d'audit doit permettre de reconstituer la totalité du processus de facturation, depuis son origine (exemple : référencement du client ou fournisseur) jusqu'au document facture, c'est-à-dire reconstituer le processus documenté d'une opération et relier les différents documents de ce processus, garantir que la facture émise ou reçue reflète l'opération qui a eu lieu, justifier toute opération par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture, et réciproquement.

Les contrôles établissant la piste d'audit fiable doivent être documentés et permanents. Ces contrôles sont librement choisis par chaque entreprise et mis en œuvre sous sa propre responsabilité. L'administration vise dans son instruction fiscale le respect de toutes les règles de TVA. Il est clair que la présence des contrôles permettant de vérifier l'absence d'émission de duplicata des factures, la facture adressée à la bonne personne et au bon moment, présence des mentions obligatoires sur facture figurent au titre de ceux qui sont impérativement requis.

Des enjeux importants

Chaque contrôle doit être décrit en répondant a minima à quatre questions :

• qui réalise le contrôle ?

• Comment est réalisé le contrôle ?

• A quel moment est réalisé le contrôle ?

• Et éventuellement, pourquoi est réalisé le contrôle ?

Le traitement des anomalies identifiées suite à la réalisation des contrôles devrait également être documenté dans la documentation de la PAF.

Exigence appropriée

Cette exigence documentaire est proportionnelle à la taille de l'entreprise mais aussi (selon notre expérience) à la complexité des flux de ventes et d'achats mis en place par les entreprises. La taille d'une documentation d'une grande entreprise pour laquelle les flux sont entièrement automatisés peut être moins importante qu'une PME qui dispose de flux complexes et de contrôles manuels. Dans le contexte de la facturation entrante (c'est-à-dire des factures d'achats) ou de la facturation sortante (c'est-à-dire des factures de ventes), les enjeux liés à la piste d'audit sont importants, comme expliqué ci-dessous.

Sanctions

Les entreprises l'oublient souvent, mais en cas de défaillance de la documentation, les sanctions peuvent être les importantes :

- Pour les factures reçues : le rejet de la déduction de la TVA grevant lesdites factures.

- Pour les factures émises : la remise en cause du caractère original de la facture et une pénalité de 50% du montant de l'opération, ramenée à 5 % sur justification comptable de l'opération dans les 30 jours d'une mise en demeure, et 15 € pour chaque omission ou inexactitude constatée (étant rappelé que le montant total des amendes dues au titre d'une facture ne peut dépasser le 1/4 du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné).

Comment tirer avantage de cette contrainte ?

Au-delà du simple respect des obligations, la mise en place de la PAF peut être une réelle opportunité de mettre à plat l'ensemble du processus de facturation (clients et fournisseurs), d'identifier les dysfonctionnements et ainsi d'envisager des leviers d'amélioration : sécurisation des flux d'information, sécurisation du contrôle interne, optimisation de l'allocation des ressources internes, réduction du délai de règlement des clients et des fournisseurs, etc. Il serait donc inopportun de la voir uniquement comme une contrainte.

Les entreprises devraient donc se préoccuper de ce sujet et l'anticiper si elles veulent éviter des pénalités potentiellement lourdes en cas de contrôle de l'administration, d'autant plus que ce mode de sécurisation des factures semblerait être maintenu malgré l'obligation de facturation électronique qui entrera en vigueur entre 2026 et 2027. Se former, automatiser, revoir et rédiger sa documentation de PAF pour mieux endiguer d'éventuelles complications, devraient être les principaux axes des actions à mener en la matière !

La dématérialisation : une réponse adaptée

Mettre en œuvre et maintenir à jour une PAF est un travail du quotidien chronophage et fastidieux.

Des solutions adaptées existent pourtant qui permettent d’identifier sur vos documents les références (numéro de commande, numéro de BL) qui permettent de relier les documents entre eux et ainsi de réaliser la dite Piste d’Audit Fiable.

Ces solutions peuvent aller plus loin en proposant un comparatif entre le montant des commandes (ou BL/BR chiffrés) et des factures liées, facilitant le contrôle et la validation de celles-ci.