Dématérialiser vos processus administratifs, facilement et efficacement
Achats : Factures, validation, export comptable, suivi du paiement
Ventes : envoi multicanal, suivi du paiement, semi-automatisation des relances, signatures électroniques des contrats
RH : complétude de dossier, envoi des fiches de paie en coffre-fort
Notes de frais : reconnaissance automatisée, synthèse mensuelle, validation
Demande de congés : formulaire, planning, validation
Courrier : dispatch dans les services, validation, consignation
Automatiser et collaborer en temps réel
Vous avez identifié des tâches chronophages, vous souhaitez connaître l’état de l’art, ou vous renseignez sur les contraintes légales actuelles et à venir (PAF, facturation électronique, BSE …), cet échange d’une durée de 30 minutes est gratuit
Dématérialisation des factures fournisseurs / achats
Avec la réforme de la facturation électronique, c’est LE domaine que nous traitons le plus fréquemment.
La digitalisation des achats permet de s’affranchir de certaines tâches chronophages, de consolider des process et de les accélérer grâce à l’instantanéité du digital et au travail en mobilité, et de fournir des assistants d’automatisation pour les tâches plus sensibles.
Comment ?
Les documents (factures) sont collectés automatiquement.
Les informations importantes en sont extraites (fournisseur, dates, montants, …)
Leur validation est tracée, guidée pour ne rien manquer et faciliter le processus
Le rapprochement commandes / BL/ factures permet d’assurer la Piste d’Audit Fiable et de vous conformer à vos obligations légales
La comparaison visuelle des montants des commandes versus les factures reçues en rapport vous assiste dans votre validation de ces dernières.
Le lettrage entre les écritures bancaires et vos factures peut-être réalisé semi-automatiquement, tracé et vous accompagne dans cette tâche fastidieuse
la détection de doublons vous évitent des erreurs potentielles
la précomptabilité semi-automatisée allège votre charge de travail (ou celle de votre comptable)
Zeendoc est dédiée TPE / PME
EnvoyeZ vos factures clients
Envoyez toutes vos factures en une manipulation vers email, Chorus ou par courrier.
Soyez alertés si votre facture n’a pas été consultée en temps et en heure et anticipez les délais de paiement à rallonge.
Suivez vos paiements et générez les relances en lot auprès de vos “mauvais payeurs”
Mettez vos factures à disposition de vos clients
Zeendoc offre un nombre d’utilisateurs illimités. Il vous permet ainsi de mettre à disposition de vos clients, de manière automatique les documents qui les concerne : factures, devis, contrats, …
Coffre-fort électronique & GED RH
Dématérialisez vos bulletins de salaire de manière légale, sécurisée avec une solution labelisée.
Expérimentez la signature électronique des contrats de travail
Recevez des alertes en cas d’obsolescence de certains documents
Centralisez l’information RH de manière simple, sûre et efficace.
Gestion des courriers (et demandes citoyennes)
La gestion des courriers et, plus spécifiquement pour les collectivités (mairies, communautés de communes), des demandes citoyennes au sens large peut-être largement facilitée par une solution de GED adaptée et simple d’utilisation.
Les courriers sont scannés et classés automatiquement.
Les demandes citoyennes reçues par téléphone peuvent être saisies via un formulaire directement dans la solution.
Les workflows facilement utilisables permettent d’envoyer la demande au bon service et de suivre vos process et engagements (délais de réponse, traçabilité, validation etc.)
Envoi dématérialisé de courrier
Les assistants courrier
L’envoi de documents papier est encore utilisé et parfois le mail, non sécurisé, s’y substitue mal.
Resoposte permet d’expédier et recevoir tout le courrier. Tous les échanges sont sécurisés de bout en bout. L’application sert alors de véritable système d’archivage électronique sécurisé.
Resoposte est conçu pour fonctionner automatiquement (détection automatique des destinataires) avec une preuve de réception et de consultation par le destinataire
Construire son projet de GED
Les bénéfices d’une solution de digitalisation sont fortement liés à l’approche qui en aura été faite en amont.
Avant de vous attarder sur LA solution, analyser votre organisation actuelle, ses points forts (à ne surtout pas dégrader au passage), ses axes d’amélioration, le tout dans une approche la plus holistique possible.
Il est ainsi primordial de se poser la question des objectifs à court terme mais surtout à moyen terme; et dans cette logique, d’intégrer les évolutions attendues par ailleurs au niveau de l’entreprise.
L’intégralité du projet doit faire sens pour la direction et pour les collaborateurs; pour que l’outil soit accepté dès le départ, chacun doit y trouver son compte et en comprendre les objectifs et les gains attendus.
La solution doit être testée par vos “super user”, par les collaborateurs clés que vous ne pouvez pas “perdre en route” et les “geeks” qui pourront vous donner un feed back technologique vu de l’intérieur.
Il est également important de se renseigner sur la compatibilité avec les logiciels déjà utilisés (ERP, messagerie, logiciels métiers, comptabilité, etc…) et sur les possibilités d’intégration en cas d’évolution de ceux-ci.
Ayez conscience que vous démarrez l’aventure et qu’une bonne solution doit pouvoir vous accompagner sur la durée et doit donc se montrer souple et évolutive.
C’est ainsi que votre GED deviendra le meilleur assistant de vos collaborateurs avec des bénéfices nombreux :
gains de temps importants dans la recherche de l’information ou du document à jour
facilités pour traiter l’information, la partager, la faire circuler
maîtrise de la durée de conservation des documents (pour respecter le RGPD par ex.)
suivi de vos contrats fournisseurs,
etc.