Les apports de la GED pour l’entreprise
L’objectif d’une GED est de vous rendre plus efficient!
Comment vos collaborateurs peuvent tirer parti d’un solution de Gestion Electronique de Documents ?
Immédiatement en permettant à vos collaborateurs de retrouver beaucoup plus facilement l’information qu’ils recherchent, dans sa dernière version, où qu’ils soient.
Rapidement, en améliorant le déroulé de vos processus grâce à la digitalisation : validation bien sûr, mais aussi délégation de tâche, fiabilité améliorée, respect des consignes assuré, etc..
Au fur et à mesure, en dopant la collaboration grâce à un accès à l’information global et logique.
Quelque soit la taille de votre structure, son activité, son volume documentaire, vous êtes concernés!
Une GED pour qui ?
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Organiser les informations du cabinet et des clients en fonction de leur nature (quel type d’informations, quels clients …), conserver l’historique des modifications, gérer les droits et structurer des processus de traitement clairs et efficaces, voilà les fondements d’une solution de GED pour les cabinets d’expertise comptable. En sus, un portail collaboratif (type data room améliorée) dynamique peut être mis à disposition de vos clients pour créer un point central d’échange à l’image de votre cabinet. La digitalisation effiace est à porté de mains!
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Organisez vos documents, sécurisez les, intégrez la signature électronique, tout cela au travers d’une interface simple et intuitive. Voilà quelques promesses qu’une GED à relever que ce soit pour la transaction, la gestion locative ou le syndic.
La GED vous aide aussi à relever les défis liés au RGPD, nombreux dans votre domaine d’activité. -
Parce que votre métier est riche et que les cadres législatifs qui s’y rapportent sont strictes, la gestion documentaire pour l’assurance prend tout sons sens. Organiser les informations, en rapport avec les clients, les typologie de contrats, les assureurs, etc… est un véritable challenge. Les conserver le temps nécessaire mais pas plus , gérer les droits d’accès, ne fait que compléxifier les situations. Une GED / ECM vous permet comme un chef d’orchestre de mettre tout cela en musique de façon à ce que vos processus métiers et réglementaires se déroulent facilement
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Faciliter la gestion des projets avec un outil qui vous permet de collecter, stocker et organiser un grand nombre de documents et de données.
Faciliter la gestion des plans dans la GED avec le versionning, la prévisualisation intégrée permettant l’utilisation des perspectives.
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Les entreprises industrielles ont besoin de respecter des processus complexes et de partager les informations aux bonnes personnes aux bons moments. Une solution de GED avancée peut vous permettre de mieux exécuter vos process, qu’ils soient métier ou qualité.
Elle permet ainsi de faire circuler l’information à la bonne personne au bon moment.La présentation de l’information au travers de vues spécifiques permet également à chacun de se concentrer sur ce qui le concerne, toute an ayant potentiellement une vue globale des données.
Construire son projet de GED
Les bénéfices d’une solution de digitalisation sont fortement liés à l’approche qui en aura été faite en amont.
Avant de vous attarder sur LA solution, analyser votre organisation actuelle, ses points forts (à ne surtout pas dégrader au passage), ses axes d’amélioration, le tout dans une approche la plus holistique possible.
Il est ainsi primordial de se poser la question des objectifs à court terme mais surtout à moyen terme; et dans cette logique, d’intégrer les évolutions attendues par ailleurs au niveau de l’entreprise.
L’intégralité du projet doit faire sens pour la direction et pour les collaborateurs; pour que l’outil soit accepté dès le départ, chacun doit y trouver son compte et en comprendre les objectifs et les gains attendus.
La solution doit être testée par vos “super user”, par les collaborateurs clés que vous ne pouvez pas “perdre en route” et les “geeks” qui pourront vous donner un feed back technologique vu de l’intérieur.
Il est également important de se renseigner sur la compatibilité avec les logiciels déjà utilisés (ERP, messagerie, logiciels métiers, comptabilité, etc…) et sur les possibilités d’intégration en cas d’évolution de ceux-ci.
Ayez conscience que vous démarrez l’aventure et qu’une bonne solution doit pouvoir vous accompagner sur la durée et doit donc se montrer souple et évolutive.
C’est ainsi que votre GED deviendra le meilleur assistant de vos collaborateurs avec des bénéfices nombreux :
gains de temps importants dans la recherche de l’information ou du document à jour
facilités pour traiter l’information, la partager, la faire circuler
maîtrise de la durée de conservation des documents (pour respecter le RGPD par ex.)
suivi de vos contrats fournisseurs,
etc.