La GED M-Files pour l’industrie

La GED pour l’industrie

Le succès précent et futur des entreprises industrielles reposent, évidemment, sur leur savoir faire, mais aussi sur leur capacité à tirer parti des informations qu’elles détiennent et à structurer leurs process documentaires.

Le logiciel de GED M-Files offre une vision contextualisée et cohérente des données et des documents de tous types (techniques, qualité, maintenance, administratifs, commerciaux, achats, RH,…) à la disposition des collaborateurs.

La gestion des processus basée sur ses informations et sur les produits, normes, projets propres à la société est facilitée et accélérer pour une plus grande efficacité opérationnelle.

Pourquoi parler d’ERP documentaire ?

Objets non documentaires

M-Files offre de manière native une gestion des documents, mais aussi d’objets non documentaires. Ces objets sont libres de création et peuvent représenter par exemple une société, un produit, une maintenance, un projet, une norme, un audit, une non-conformité, …

Ces objets, outre qu’ils apportent un contexte très profitable aux documents, bénéficient des mêmes traitements que les documents : versionning, workflows, accès,…

Étude de cas : Mitani

Notre client fournit des produits alimentaires personnalisés aux fabricants de produits alimentaires. Grâce à la plateforme de gestion de la qualité de M-Files, les processus de rapport d’actions correctives ont été réduits de 60 à 14 jours, et l’entreprise a obtenu l’accord pour n’effectuer qu’un audit par an, au lieu de deux, pour la certification des organismes de l’industrie. « Avec M-Files, les tâches quotidiennes sont beaucoup plus faciles et moins fastidieuses, ce qui fait que les gens sont enthousiasmés par leur travail, et cela se voit dans leurs performances. »

Indexation et cartographie des données

M-Files permet de décrire chaque objet par une carte de métadonnée propre à la catégorie et personnalisable.

Ainsi, les documents ainsi qualifiés sont facilement trouvables et affichables en créant des arborescences virtuelles, qui formeront autant de vue que de besoin.

En outre, les liaisons entre documents et objets forment une toile d’araignée, similaire au web, une cartographie intimement liées de vos documents et objets entre eux. Puissant!

Gestion des versions et des indices de révision

M-Files permet de gérer non seulement le versionning, mais surtout, grâce à son module “compliance” les versions majeures et mineures de documents primordiaux tels que les procédures qualités.

Il devient ainsi facile de structurer le cycle de vie des procédures, leur élaboration, relecture, diffusion, les remarques, les déclarations de consultations etc. tels qu’éxigés au sein des normes ISO par exemple.

Intégration dynamique avec votre ERP

De part sa structure technique requêtant sur des bases de données, et ses outils d’import-export, synchronisation et API, M-Files est une solution ouverte particulièrement simple à “faire parler” avec vos outils métiers, qu’ils s’agissent d’ERP, CRM, GMAO ou autres.

Traçabilité

Que ce soient les documents, les objets non documentaires, les workflows, les droits, toutes les modifications sont enregistrées et faciles à retracées dans M-Files. Vous sécurisez ainsi vos processus et vos bases de connaissances, tout en les laissant accessibles au plus grand nombre.

Création de documents

M-Files facilite la création des documents grâce notamment à trois fonctionnalités clés :

Tout d’abord, en permettant de gérer des modèles de documents, affectés à des typologie, et permettant à chacun de se baser sur les structrues documentaires les plus à jour et les plus étoffées de l’entreprise.

Ensuite, en permettant d’intégrer des balises dynamiques dans ces documents, qui génère le document avec les balises à jour correspondant au contexte auquel il est relié directement (client, produit, normes…) ou indirectement (adresse, audit, …)

Enfin, grâce à une fonction spécifique offrant la possibilité de créer le document ad-hoc au moment choisi (une étape de workflow bien souvent) avec les éléments de contexte correspondants.

Workflows puissants

Les workflows M-Files sont parmi les plus aboutis du marché et permettent une description très fine et rigoureuse de vos process et une automatisation de la mise à jour des informations liées à un niveau bluffant pour la plupart des utilisateurs, même avertis.

C’est certainement la fonctionnalité qui au final offre “en background” le plus de valeur ajoutée aux industries, une fois la gestion des objets mise en place.

Gestion automatique et dynamique des droits

Les droits d’accès et modification aux documents sont toujours un casse-tête à gérer. L’avantage énorme d’une solution basée sur les métadonnées est qu’elle permet une gestion de droits automatisée à 98%, en basant ceux-ci sur les métadonnées.

par exemple, le projet (objet non-documentaire) gérer par “Paul” (employé décrit en tant qu’objet) et de type “projet industriel”, lié au site de Strasbourg, sera automatiquement visible par le directeur du site de Strasbourg, Paul et les membres de son équipes, et la DG (car s’agissant d’un projet industriel).

Bien évidemment, il est possible pour les utilisateurs en ayant le droit de modifier ceux-ci dans certaines limites définies.

Architecture multi-site et fonctions nomades

M-Files offre un accès aux informations où que vous soyez, qu’il soit déployé en mode Cloud ou On-Premise. L’architecture multi-sites permet une redondance des informations avec une synchronisation configurable des coffres.

PRINCIPAUX SECTEURS INDUSTRIELS

• la GED pour l’industrie Pharmaceutique

• la GED pour l’industrie Agroalimentaire

• la GED pour l’industrie des Biotechnologies

• la GED pour l’industrie de la Fabrication (ciment, mécanique, bois, mobilier, …)

• la GED pour l’industrie de la Chimie

• la GED pour l’industrie Mécanique (machines, fluides..)

• la GED pour l’industrie du Pétrole et du Gaz

• la GED pour l’industrie Cosmétique

• la GED pour l’industrie Nucléaire