Vers des GED intelligentes qui s’adaptent aux enjeux business des organisations
La GED a longtemps été considérée comme un moyen simple et sécurisé d’organiser des fichiers. Or, les fichiers, et plus précisément les informations qu’ils contiennent (les contenus) vivent au sein des organisations : ils sont modifiés, améliorés, ou rapprochés, reliés, fusionnés…
Il en découle deux enjeux majeurs : le premier réside dans l’accessibilité de ces contenus et le second dans leur exploitation.
En effet, comment accéder ou retrouver facilement les contenus utiles au quotidien au sein de ces systèmes de gestion de l’information? Et surtout, comment ces systèmes peuvent-ils être ordonnancés pour s’adapter à l’exploitation réelle de ces contenus au sein de l’organisation (processus, transit entre les services, utilisation et partage des contenus, stockage et archivage des contenus, etc.)
Aujourd’hui les utilisateurs attendent surtout d’une solution de gestion de l’information qu’elle puisse :
👉 Digitaliser les flux métiers en les fluidifiant et les sécurisant,
👉 Apporter une réelle valeur ajoutée dans l’exploitation des datas présentes dans les contenus*,
👉 Offrir une vision à 360° vis-à-vis des problématiques business.
👉 Permettre une couverture complète du cycle de vie (de la capture des contenus jusqu’à l’archivage, en passant par l’exploitation, la signature)
👉 Permettre de facilement retrouver et diffuser le(s) document(s),
Et ce, à travers une expérience intégrée aux outils actuels de l’environnement des collaborateurs.
Dès lors, l’enjeu est double : premièrement, offrir une expérience fonctionnelle 4.0 grâce à une gestion intelligente et contextualisée des contenus et des tâches; deuxièmement, embarquer les utilisateurs avec des interfaces intuitives et holistiques afin de minimiser la difficulté de la prise en main et de la limiter à un outil central.
