facturE électronique pour les entreprises
La définition des factures électroniques évolue avec les textes de lois qui la régisse.
En 2024, voici la synthèse des deniers textes précisant la définition, l’accessibilité et le futur des factures électroniques.
Qu’entend-on par facture électronique ?
Une facture électronique est une facture créée, émise et reçue sous forme électronique.
On distingue trois types de factures électroniques :
EDI (échange de données informatisé) : ces flux décrivent le contenu des factures suivant une norme convenue entre les parties. Il s’agit donc de formats structurés spécifiques qui ne comprennent pas de visuel de la facture.
FACTUR-X : ces factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée (fichier compagnon xml).
PDF/ JPEG/ HTML (dans une page WEB ou un courriel) : factures « au format non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier. Elles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur des portails (avec une éventuelle saisie manuelle en complément).
Depuis 2017, il existe une norme sémantique publiée par l’Union européenne qui s’applique aux données essentielles de facture électronique structurée, la norme EN16931, que toute entité publique de l’Union européenne se doit d’accepter pour les factures électroniques B2G (business-to-government). Cette norme a vocation à servir de référence aussi pour les factures électronique B2B (business-to-business), tant pour les factures structurées que pour les données essentielles des factures hybrides.
Et les factures numérisées ?
La pratique qui consiste à numériser des factures papier reçues, afin de les traiter de façon dématérialisée (extraction de données pour saisie comptable, rapprochement automatique, circuit de validation, recherche dans le contenu et selon les index, etc.) ne correspond pas à la définition d’une facture électronique au sens de la réglementation (puisqu’elles n’ont pas été émises sous cette forme).
Il existe toutefois, depuis 2017, des dispositions réglementaires selon lesquelles les pièces produites par la numérisation de tout ou partie de ces factures peuvent avoir valeur de preuves – sous réserve que les copies soient fidèles et durables – de la transaction commerciale en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Les trois modes pour une facture conforme (papier ou électronique)
Article 289 du Code général des impôts
Les assujettis doivent être en mesure de garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture durant toute de la période de conservation.
L’alinéa VII de l’article 289-5 définit les 3 dispositifs possibles :
✅ factures électroniques
✅ factures papier
la piste d’audit fiable : mise en œuvre de contrôles documentés et permanents permettant d‘établir une traçabilité entre la facture émise et la livraison de biens ou prestation de services qui en est l’objet. C’est ce qui est appelé la voie de la piste d’audit fiable (PAF).
✅ factures électroniques
❌ factures papier
signature électronique RGS** (ouun cachet électronique qualifié). Le Bulletin officiel des finances publiques - Impôts correspondant impose au destinataire la vérification de la signature électronique et de la validité de son certificat électronique, y compris s’il n’est pas d’un niveau suffisant. En cas d’utilisation de ce mode pour des factures électroniques structurées, l’obligation de présenter une version lisible demeure.
✅ factures électroniques structurées (EDI)
❌ factures papier
mode EDI : Mise en œuvre de procédures définies par décret, qui imposent pour l’émetteur et le destinataire un contrôle systématique de présence des mentions obligatoires, tenue d’un fichier des partenaires (c’est-à-dire d’un annuaire des relations d’échanges, doté de fonctions d’historique et d’archivage), la tenue d’une liste récapitulative chronologique et archivée des échanges (journal des émissions et des réceptions, listant le cas échéant les erreurs en réception), et enfin, obligation de pouvoir présenter une version lisible pour un auditeur, sur la durée de conservation des factures.
Numérisation des factures et pièces jointes
Il est possible de numériser les pièces jointes constitutives de la piste d’audit fiable (PAF) ainsi que les factures émises sous forme papier dans le cadre d’une copie conforme et fidèle à l’orignal papier. Cela implique :
que la numérisation conserve les couleurs si elles sont signifiantes (par exemple pour des montants négatifs) ;
qu’aucun traitement d‘image ne soit effectué ;
que le résultat soit un fichier PDF ou PDF/A (norme adaptée à l’archivage électronique) ;
et qu’il soit sécurisé et horodaté (source d’horloge interne) soit par scellement via un cachet serveur ou une signature électronique de niveau RGS* minimum (le certificat logiciel suffit), soit par une empreinte numérique.
À noter que la pratique consistant pour un fournisseur à imprimer et envoyer au format papier une facture créée sur ordinateur fait de cette représentation électronique initiale une copie électronique valable pour l’émetteur ; si cette possibilité existe depuis des années (double électronique), elle relève désormais de ce cadre réglementaire.
Quels bénéfices pour mon entreprise ?
Les principaux bénéfices liés au passage à la facturation électronique pour les TPE-PME sont :
une réduction des coûts de traitement ;
une accélération du processus et ainsi un meilleur respect des délais de paiement ;
une traçabilité accrue grâce au partage des statuts de traitement, facilitant ainsi l’obtention d’une piste d’audit fiable (PAF) ;
de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie (paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique) ;
une mise en conformité avec la réglementation fiscale.
Une préparation aux obligations réglementaires à venir de e-invoicing et e-reporting (2024)
Enfin, au regard de l’administration fiscale, la facture constitue un document fondamental justificatif de la collecte de TVA pour le fournisseur et de sa déductibilité pour le client. En satisfaisant aux obligations d’archivage des factures et pièces justificatives afférentes, le passage à la facture électronique est souvent synonyme de mise en conformité, tant avec la réglementation fiscale actuelle qu’avec celle à venir. Celle-ci exigera en effet, à partir de 2024, une généralisation de la facturation électronique entre entreprises, ainsi que la déclaration en temps réel, voire préalable, des données associées à envoyer à l’administration fiscale.
Quels points de vigilance dois-je observer lors du choix de ma solution ?
Lors du choix de la solution de facturation électronique, il convient de :
Vérifier les formats de facture supportés ;
Vérifier la profondeur du réseau couvert, c’est-à-dire le nombre de partenaires économiques qui peuvent être atteints, soit directement, soit par interopérabilité ;
Porter une attention particulière à la sécurité des échanges, et plus particulièrement à l’identification des partenaires commerciaux (Qui vérifie que les destinataires des factures sont bien les bons ? Comment ?) et à la confidentialité des protocoles d’échange entre prestataires de services ;
S’assurer que la solution respecte la réglementation en cours et celle à venir (notamment en ce qui concerne les dispositions relatives à la non modification de l’original fiscal dans l’échange, et à sa conservation) ;
Veiller à ce que la solution permette bien un partage des statuts de traitement entre les différents portails d’acheteurs.
S’assurer que la solution sera bien a minima connectée en amont en émission ou en aval en réception du Portail Public de Facturation (ChorusPro).
En ce qui concerne les factures non structurées, si leur émission sous forme de simple PDF par courriel apparaît comme une solution pratique et pragmatique, elle ne permet pas en revanche de réelle optimisation ou accélération du traitement. Elle ne garantit pas non plus la bonne réception des factures.
C’est pourquoi il est fortement recommandé :
soit pour les entreprises qui privilégieraient dans un premier temps le format non structuré (PDF), d’être vigilant quant à la sécurité des échanges, par exemple en utilisant des accusés de réception ou des liens de suivi de consultation des factures.
soit de basculer ces factures PDF au format Factur-X ou directement au format structuré suivant la norme EN16931
Pour en savoir plus :
Contactez le correspondant TPE-PME de votre région.
Pour approfondir le sujet, le site du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE).
La documentation et l’offre d’accompagnement à l’utilisation de la plateforme Chorus Pro sont disponibles sur le site de la communauté Chorus Pro.
L’article de la banque de France
