LA GED POUR LES COLLECTIVITÉS
Mairies, Communautés de Communes, SIVU…
Simplifier, accélérer et améliorer la qualité de traitement des flux documentaires
Gestion des courriers et des demandes citoyennes
Gestion des contrats & échéances
Pilotage RH
Factures fournisseurs : Interface automatisée avec Chorus Pro, recherche puissante et workflows.
FLUIDIFIEZ LA GESTION DE VOS COURRIERS ENTRANTS
Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents. La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d'une mairie ou d'une collectivité.
La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :
Numérisation des courriers, archivage et le classement automatique ;
Distribution et notification auprès des différents services ;
Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents ;
Suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses ;
Envoi par email ou postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l'affranchissement) ;
Possibilité de lier un courrier avec la réponse.
Si votre besoin nécessite de gérer la traçabilité et la collaboration pour l’élaboration des réponses aux courriers, une solution telle que M-Files peut s’avérer plus pertinente. En effet, celle-ci permet de gérer du document bureautique vivant avec des notions de versionning et des workflows interconnectés permettant un fonctionnement du type :
générer un courrier réponse type (fonction éventuellement du service, du type de demande, etc..)
modifier, élaborer cette réponse et la faire valider ou modifier par plusieurs personnes/ services selon votre schéma de travail
une fois cette réponse validée, faire passer le workflow principal du courrier entrant à l’étape “réponse rédigée”.
etc.
Tout cela n’est qu’un exemple qui se construira fonction de votre organisation.
DEMANDE CITOYENNE : UN SERVICE PUBLIC DE QUALITÉ
La GED Zeendoc accompagne les collectivités et mairies au quotidien. La solution GED permet de gérer le courrier entrant, de centraliser toutes les demandes et de les transférer simplement aux services concernés. Chaque type de demande prévoit un circuit de traitement et déclenche des actions automatiques de notifications de suivi afin de rassurer le citoyen sur la prise en charge de sa demande.
Avec la GED Zeendoc, vous bénéficiez de :
Réduction du temps de traitements de vos courriers entrants ;
Sécurisation et pérennité des documents ;
Simplification et amélioration du partage de l’information entre les agents, les sites ou services ;
La disparition de tâches fastidieuses ;
Faciliter la dématérialisation de votre organisation ;
Amélioration de la qualité des services auprès des citoyens.
SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS CONTRATS
Pour les collectivités comme pour les mairies, la gestion des contrats fournisseurs est une priorité face à leur prolifération : restauration scolaire, nettoyage des locaux ou espaces publics, traitements des eaux usées, des ordures ménagères, etc…
Notre solution GED vous propose de :
Centraliser et partager entre les services l’ensemble des contrats ;
Disposer d’un suivi des contrats avec alerte sur les échéances ;
Associer les contrats avec tous les documents annexes (procès-verbaux de livraison, compte rendu de prestation, CCTP, etc...) ;
Recherche multicritères de vos contrats ;
Export vers Excel de vos contrats pour, par exemple, l’élaboration de vos budgets annuels.
FACILITER LE PILOTAGE DES RESSOURCES HUMAINES
Centraliser et partager en un point unique toutes vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH – Documents relatifs à vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin, plan de formation …) ou de votre organisation interne (procédures, règlement intérieur, base de contacts…)
Simplifier la validation des documents - Administrer facilement les demandes de notes de frais ou de congés ;
Gérer la distribution électronique des bulletins de salaire ;
Faciliter les échanges de documents entre vous et vos collaborateurs ;
En dématérialisant votre fonction RH, La solution GED Zeendoc vous permet de :
Bénéficier de gains de productivité et de réduction de vos coûts en optimisant la validation des documents ;
Disposer de vos documents RH en tout lieu et à tout heure, y compris en situation de mobilité.
FACTURES FOURNISSEURS
AUTOMATISEZ LA RÉCEPTION & LE CLASSEMENT
ENGAGEZ UNE VALIDATION DES SERVICES RENDUS
RETROUVEZ VOS FACTURES à partir d’un mot quelconque et/ou de critères établis
Avec le connecteur Zeendoc Chorus Pro recevez directement vos factures fournisseurs dans votre logiciel GED Zeendoc.
La GED Zeendoc interroge votre compte Chorus Pro et récupère automatiquement les nouvelles factures.
Vous n’avez aucune manipulation à réaliser
Les documents sont classés automatiquement
Seules les nouvelles factures sont transmises
Toutes vos factures fournisseurs sont gérées dans un espace unique et sécurisé
Zeendoc permet de mettre en place un circuit de « validation du service fait »