Réforme de la facturation électronique : faut-il changer son logiciel de facturation ?
La réforme de la facturation électronique en France, initiée pour moderniser et sécuriser les transactions commerciales, impose de nouvelles obligations aux entreprises. Cette transition numérique vise à renforcer l'authenticité et l'intégrité des factures tout en optimisant les processus comptables. Voici un aperçu des principaux aspects de cette réforme et des implications pour les entreprises :
Contexte de la réforme
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA (redevable ou non) sont concernées par la réforme et ont l’obligation de se mettre en conformité d’ici le 1er septembre 2026.
Calendrier de mise en œuvre
Le déploiement de la réforme se fait de manière progressive :
2026 (1er septembre au plus tard) : Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques (dans les formats requis) via la Plateforme de Dématérialisation Partenaire de leur choix. Les grandes entreprises et ETI sont dans l’obligations d’émettre leurs factures selon les principes de la réforme.
2027 (1er septembre au plus tard) : toutes les entreprises doivent pouvoir émettre des factures selon les principes de la réforme.
Concepts clés
La réforme introduit et impose plusieurs concepts clés :
Pour l’envoi des factures entre assujettis à la TVA en France (e-invoicing) :
Le format des factures : le PDF (comme le courrier) n’est plus valable. Seuls les formats UBI, CBL et surtout Facture-X sont valables. Le format Facture-X est un format hybride de facture électronique qui combine les avantages du PDF avec des données structurées (c’est à dire des données transmises avec des indications du type : “client : ; montant HT : “ etc.
Le passage obligé : la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Les entreprises devront transmettre leurs factures via des plateformes certifiées pour garantir la conformité. (liste des plateformes immatriculées, sous réserve jusque fin 2025)
Statuts des factures : La réforme impose de transmettre un suivi précis des statuts des factures (envoyée, reçue, acceptée, refusé, etc.) pour améliorer la traçabilité.
e-reporting
Le e-reporting est rendu obligatoire en même temps que l’envoi de factures écletroniques.
Il consiste à transmettre à votre PDP (qui transmettra à l’état) :
Pour les transactions avec des particuliers, des organismes publiques, à l’international (CEE comprise) ou avec des non assujettis à la TVA : les transactions réalisées (SIREN, montants HT, TVA, TTC, dates etc.)
Pour l’ensemble des transactions : les montants payés/ encaissés
Le tout à une fréquence 3 fois supérieur à votre régime d’imposition à la TVA (par ex. si celui-ci est mensuel, ce sera 3 fois/mois).
Avantages de la facturation électronique
La réduction des fraudes à la TVA et donc de la concurrence déloyale entre acteurs économiques
La réduction des fraudes ou erreurs de type fausse facturation ou double facturation
L’automatisation plus aisée de la reconnaissance du contenu des factures et donc l’accélération des traitements permettant des gains de temps internes et externes.
Faut-il changer son logiciel de facturation : 3 cas de figure
Cas 1 : Vous n'avez pas de logiciel de facturation
Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de facturation, vous n’aurez d’autres choix que de … bien réflechir.
Vous disposez techniquement de 2 solutions :
l’Opérateur de Dématérialisation (OD)
Une solution d’opérateur de dématérialisation (comme Zeendoc) peut assurer la compatibilité avec la réforme. Zeendoc permettra notamment de :
transformer votre facture “pdf” (issue d’excel par exemple) en facture-x en en assurant la conformité
vous connecter à une PDP pour l’envoi et la réception de vos factures
digitaliser vos process afin de fluidifier au maximum la gestion des statuts et le ereporting
La solution de facturation compatible avec la réforme
C’est peut être effectivement le bon moment de passer sur une solution de facturation, mais pour le coup choisissez là immatriculée PDP et la plus facilitante possible au quotidien. Il existe évidemment de nombreuses solutions, mais les solutions d’architecture moderne pensée dans l’optique de cette réforme et à l’aune des technologies actuelles sont particulièrement efficace. IpaidThat en est un bon exemple.
Cas 2 : Votre logiciel de facturation est vieillissant / Votre éditeur n'a pas de réponse (satisfaisante) sur la réforme
Si votre logiciel actuel est obsolète ou si votre éditeur ne propose pas de solution pour la réforme, sautez au paragraphe suivant.
Si votre solution de facturation est “PDP”, il convient de s’assurer qu’il permet de traiter tous les cas d’usages (notes de frais perso/pro, affacturage, co-traitance, sous-traitance…) et que votre intégrateur vous accompagne bien sur la structuration des données nécessaires à la génération de factures conformes à la réforme. Si ce n’est pas le cas :
Si vous n’avez donc pas de solution ad’hoc, c’est probablement le bon moment pour saisir l’opportunité et passer sur une solution moderne qui non seulement vous permettra d’aborder la réforme avec sérénité mais également vous fera gagner un temps précieux.
C’est aussi le bon moment pour se poser la question de l’amplitude de la digitalisation utile pour votre business à court et moyen terme.
Cas 2.1 : Digitalisation au delà de la partie compta/facturation/finances
Vous avez un intérêt à mieux gérer un des points suivants : le suivi commercial (opportuniés, contacts), la gestion des stocks, les process qui amènent à la facturation (BL, fiches d’interventions), votre marketing digital (emailing, site web), vos canaux de distribution (devis, ecommerce, points de vente), votre RH.
C’est peut être l'occasion d'envisager une solution plus intégrée comme Odoo. Odoo est une solution qui se déploie par briques, totalement intégrées, particulièrement agréable à l’utilisation et très rapide.
Voici les principaux bénéfices d’une solution intégrée de ce type :
Intégration complète : Un ERP centralise toutes les fonctions de l'entreprise, de la facturation à la gestion des stocks, du marketing au commerce, de la signature électronique des devis en ligne au e-Commerce, que vous vendiez des produits ou des services.
Optimisation des processus : Amélioration de l'efficacité opérationnelle grâce à une meilleure gestion des données.
Scalabilité : Les ERP sont conçus pour évoluer avec votre entreprise, facilitant ainsi la croissance future.
Cas 2.2 : Digitalisation facturation/ achats/ finances/ compta
Dans ce cas, jetez un oiel à IpaitThat. IPaidThat est une type solution PDP qui permet de facturer facilement une grande variété de produits/ services, et embarquent une intelligence pour reconnaitre les documents (factures et notes de frais), effectuer les lettrages entrant/sortant avec votre banque (récupérée en continu) etc Vous diposez ainsi d’une vision temps réel de votre activité et de votre gestion financière vous permettant de retrouver le contrôle sur vos finances.
Cas 3 : Votre logiciel de facturation est performant
Dans ce cas, soit il est PDP et un outil comme Zeendoc peut vous permettre de gérer de manière plus fine les circuits de validation. Soit il ne l’est pas, et Zeendoc va vous permettre de gérer les circuits de validation et d’être votre PDP.
En conclusion, la réforme de la facturation électronique est une opportunité pour repenser votre approche digitale. Que vous optiez pour un nouveau logiciel, une solution de dématérialisation ou une solution ERP, l'important est de choisir une option qui assure votre conformité réglementaire tout en optimisant vos processus internes. La transition numérique est inévitable, et les entreprises doivent s'adapter pour rester compétitives et conformes aux nouvelles réglementations.
