TPE PME : Comment se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique est l’un des chantiers majeurs qui impactent toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Elle impose de nouvelles règles pour l’émission, la réception et le traitement des factures. L’objectif : lutter contre la fraude, automatiser la collecte des données de TVA et moderniser les processus comptables.
Ce guide pratique détaille les étapes pour bien choisir et mettre en œuvre votre solution conforme à la réforme, que ce soit l’évolution de votre solution actuelle, un complément (“solution conforme”, ex “Opérateur de Dématérialisation”) ou une nouvelle solution complète de facturation et +.
Pour ce faire nous allons vous aider à comprendre les obligations légales, et poser les jalons de votre parcours vers votre réponse pour être prêt pour les échéances de septembre 2026 et 2027.
1. Qui est concerné par la réforme de la facturation électronique ?
Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA (redevables ou non) sont concernées, qu’elle que soit leur taille. Cela inclut :
Les TPE et PME
Les ETI et grandes entreprises
Les indépendants et microentreprises assujettis
2. Quelles sont les obligations légales et les échéances ?
La réforme prévoit deux obligations principales :
E-invoicing : échange de factures électroniques entre assujettis à la TVA reposant sur 3 piliers :
nouveau format de facture (❌ fin du PDF)
communication de statuts (refusée, validée, litige, encaissée ,etc..) entre client et fournisseur (et état)
échange de facture au travers de Plateformes Agréées
E-reporting : communication à l’administration de toutes les autres transactions et des données de paiement pour les factures de service
Échéances (calendrier prévisionnel) :
Septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises (et émission pour les ETI et Grandes Entreprises)
Septembre 2027 : obligation d’émission pour tous
NB : l’obligation de e-reporting suit l’obligation d’émission
👉 Vérifier régulièrement les dates limites de mise en conformité sur impots.gouv.fr.
3. Les différents flux de factures en détail
Les flux actuels ne vont pas disparaitre
Il convient de garder à l’esprit que les flux de facturation actuels vont perdurer pour les transactions hors B2B en France : vous continuerez à recevoir et émettre des factures par d’autres canaux.
Les canaux en détails
envoi & réception par email : à moins que votre business ne soit que franco français à 100% et B2B assujettis à la TVA, ce canal perdurera en entrée/sortie
factures papier : si certains de vos fournisseurs étrangers vous envoie encore des factures papier, cela peut continuer après la réforme
portail pour récupérer ou émettre des factures : si ces portails étaient utilisés par des entreprises françaises, ils vont disparaitre avec la réforme.
CHORUS Pro : il sera possible de continuer à déposer en direct sur Chorus Pro (ou via une solution connectée en API dessus) mais aussi de déposer via votre PA les factures sur Chorus Pro (à valider les cadres compatibles)
Flux EDI : plusieurs philosophie, l’EDI pouvant continuer à exister pour les factures si les données sont structurées selon EN16931, mais il semblerait qu’on s’achemine vers des échanges de données structurées UBL / CII / Facture-X via les PA
tickets de caisse :
s’il s’agit d’achat réalisé par ses salariés avec leur argent, on est toujours dans la note de frais à proprement parlé
S’il s’agit d’achats réalisés avec une carte professionnelle, il faudra pouvoir recevoir une facture via les PA. Les systèmes de QR code sur les tickets vont se généraliser pour pouvoir demander après l’achat la dite facture. A noter que si vous utilisez vous mêmes des solutions de gestion de caisse, il faudra pouvoir émettre ces tickets avec QR code et les factures une fois leur demande effectuée.
Des solutions adaptées
Vos solutions doivent donc permettre d’agréger ses différents flux en dématérialisant les factures qui ont besoin de l’être par exemple, apportant des solution de traitement automatique des factures multi canal etc.
E-invoicing
Nouveaux Formats obligatoires pour les factures (dites électroniques)
Une facture électronique conforme doit respecter un certain nombre de critères :
Un format de fichier spécifique :
conforme à la norme européenne EN16931.
XML UBL, CII, ou Factur-X (ce dernier étant préféré dans une majorité de cas, car seul à comprendre un PDF lisible, comme aujourd’hui, en plus des données structurées).
Ce format de fichier contient des “données structurées” dans les factures, soit l’ensemble des informations permettant d’en décrire le contenu (environ 70 types d’informations obligatoires, jusque plus de 350 potentiellement)
Les mentions obligatoires légales habituelles (TVA, SIREN, numérotation, etc.)
Des mentions obligatoires nouvelles : adresse de livraison des biens si différente de l’adresse de la raison sociale, typologie de transaction (biens, services ou mixte) notamment
Des règles de gestion :
sur la TVA : pas d’arrondi entre les lignes et les totaux par ex, taux individualisés…
autres : émission conforme des acomptes et déduction correcte par la suite, présence de champs conditionnés etc..
La question des formats de facturation électronique est donc centrale pour chaque entreprise, sous peine de se voir refuser l’acheminement de ses factures.
Les statuts
Les statuts permettront un monitoring des flux de facturation dans toutes les interfaces de facturation électronique modernes, et faciliteront notamment la gestion des litiges. En effet, ces statuts étant partagés entre client et fournisseur, et la réforme introduisant plus fortement la notion de facture rectificative et facilitant les compléments d’information, la résolution des litiges, mineurs le plus souvent, s’en trouvera nécessairement accélérée dans tous les processus de vente et achat B2B.
Plateformes agréés
Les plateformes agrées répondent à un cahier des charges strictes et assurent les missions principales suivantes :
contrôler les factures émises et reçues
interroger l’annuaire géré par le PPF (Portail Public de Facturation) pour connaitre la PA du destinataire d’une facture
envoyer les données fiscales e-invoicing et e-reporting via le PPF à l’administration fiscale
communiquer les statuts aux différents partie prenantes
le cas échéants géré les cas d’usage définis dans la norme AFNOR XP Z12-014 disponible ici
Les plateformes agréés seront immatriculées définitivement à partir de janvier 2026 environ (aucun plateforme n’est complètement validée aujourd’hui en septembre 2025). La liste des PA à date est disponible ici
Ces plateformes seront agréés pour 3 ans.
Les API (échanges informatiques) normés qui sont en passe de généralisation dans l’écosystème des PA suite à l’impulsion de la FNFE et des commissions AFNOR permettront théoriquement de changer de PA facilement (moyennant quoi qu’il en soit un process administratif).
4. Étapes pour se mettre en conformité
Étape 1 : Penchez vous sur votre système de facturation actuel (si vous en disposez)
Vérifier si votre logiciel de facturation ou système ERP actuel peut générer des Factur-X conformes EN16931.
Identifier si les données nécessaires à l’établissement de vos factures sont structurées dans votre solution de facturation : clients avec SIRET, champs dédiés pour chaque information (n° de BL/commande/Projet/AO etc… ), pays des clients de façon normée (liste déroulante a minima) etc..
Quels sont vos processus internes : workflow de validation, rapprochement bancaire, archivage ?
Selon la taille de votre entreprise, le volume de factures et la complexité vous réaliserez un audit à par entière ou une analyse approfondie : dans les 2 cas, prenez le temps cette étape est primordiale
Étape 2 : Choisir la bonne architecture technique
Voici la logique de réflexion (dès que votre solution n’est pas adéquate, passez au ❌)
✅ Vous avez déjà un logiciel de facturation ou un ERP
Sait-il générer des factures au format Facture-X norme EN16931?
Les données en base sont elles structurées ou votre intégrateur sait-il les structurer ?
Saura-t-il gérer les différentes étapes de votre process pour générer les statuts et vous transmettre les statuts de vos factures chez vos clients ?
voir notamment pour les statuts “encaissée” la connexion de ce logiciel avec le lettrage (traditionnellement effectué côté comptabilité)
Vérifiez s’il est connectable à une Plateforme Agréée (PA)
Saura-t-il générer les e-reporting ?
❌ Vous n’avez pas de solution adaptée
2 orientations possibles :
Mettre en place un outil de facturation compatible intégrant l’ensemble des briques dont vous avez besoin pour gérer votre business (facturation, comptabilité, mais peut être également gestion de stocks, fabrication, e-commerce, etc..)
Ou passer par une “solution compatible” (avec la réforme, ex Opérateur de Dématérialisation). Ces solutions, agnostiques tant vis à vis de vos outils de facturation et de comptabilité que des PA permettent de gérer en conformité avec la réforme les flux de facturation e-invoicing et e-reporting.
Étape 3 : Sélectionner une Plateforme Agréée (PA ex PDP, plateforme de dématérialisation partenaire)
Les PA sont immatriculés pour 3 ans
Leurs fonctionnalités peuvent varier si vous avec des cas d’usage spécifique il convient de s’en préocupper
Étape 4 : Organiser la transition en interne
Déclarer votre PA aux autorités
Former les équipes administratives et comptables.
Mettre à jour vos processus de validation et vos workflows.
Sécuriser l’archivage électronique et les accès aux données.
5. Quels outils et solutions choisir ?
Les solutions du marché pour TPE PME se répartissent en :
Solutions de facturation :
éditeurs historiques compatibles (Sage, Cegid)
Solutions de facturation “2.0” développées pour la réforme et intégrant des fonctionnalités modernes (IpaidThat, Pennylane, Tiime…)
Attention à la dépendance à ces solutions et à leurs limitations (en dehors du scope facturation - comptabilité)
Suites complètes tout aussi moderne et fonctionnelles mais moins limitées pour vous accompaner dans votre développement, comme Odoo
Solutions Compatibles, complémentaire à une solution de facturation permettant de gérer les différents flux de factures. Ces solutions offrent des fonctionnalités supplémentaires comme le traitement des notes de frais, la gestion de contrats commerciaux, la signature électronique, la gestion RH, comme Zeendoc par exemple
Critères de choix :
Conformité aux formats XML CII / UBL / Factur-X.
Gestion des statuts de facturation et paiements.
Archivage légal et sécurité des données.
Capacité d’automatisation des processus de facturation.
6. Risques et sanctions en cas de non-conformité
En cas de non-respect :
Refus ou rejet de vos factures par les Plateformes Agréées (vos factures n’arriveront même pas à vos clients)
Rejets des factures par vos clients (si envoi sans passer par les PA)
Pénalités administratives et fiscales.
Risque accru lors des contrôles fiscaux.
Perte de productivité liée aux ressaisies manuelles et litiges.
Les sanctions pour non-conformité facturation peuvent aller de l’amende pour défaut de transmission à des conséquences sur la déductibilité de la TVA.
Conclusion
La réforme de la facturation électronique n’est pas seulement une contrainte légale : bien préparée, elle devient une opportunité pour optimiser vos processus de facturation, automatiser la gestion comptable et renforcer la conformité fiscale.
La clé est d’anticiper : réaliser un audit, évaluer les solutions de facturation / ERP et éventuellement une “solution compatible” de dématérialisation, puis une Plateforme Agréée; enfin former vos équipes pour que la transition soit fluide.
